La Implantación de un Sistema de Inteligencia de Negocio

Uno de los principales problemas que aquejan a los sistemas de Business Intelligence en nuestro País es la escasa repercusión que su implantación tiene en el modelo de gestión de las compañías en las que se pone en marcha: los sistemas de gestión de información acaban, en muchos casos, siendo meros sistemas de representación, de utilización puntual por un número reducido de personas y para conjunto mínimo de información.

Sin embargo, los sistemas de Inteligencia de Negocio han evolucionado en los últimos tiempos para posicionarse como sistemas de gestión, generalizados y de utilización masiva en las organizaciones. ¿Qué hace que su utilización no haya sido acorde al desarrollo tecnológico?

Desde nuestro punto de vista tres son los ejes en los que se debería soportar un sistema de gestión de información y que, en muchos casos, fallan:

• ¿Qué espera mi Entidad del sistema de BI, para qué se quiere?
• ¿Qué es más importante en un sistema de BI, qué funcionalidades debe tener?
• ¿Cómo vamos a gestionar el Proyecto de BI?

1. ¿Qué espera la Empresa de un sistema de BI? ¿Para qué se busca implantar una herramienta de BI en la Organización?, ¿que carencia se pretende cubrir con un sistema de estas características?  Varias pueden ser nuestras motivaciones, que, por simplificar, agruparemos en dos bloques:

• Motivación Tradicional.- orientada a la visualización

Se busca disponer de una forma atractiva de visualizar la información, así como facilidad para elaborarla por parte de los encargados de estas tareas, más allá de la forma estándar que tienen los aplicativos de área utilizados.

• Motivación Innovadora.- orientada a la gestión

Se quiere incorporar elementos que faciliten la toma de decisiones en toda la Compañía y faciliten la gestión; precisamos un sistema que unifique la información utilizada y la forma de aprovecharla; debemos dotar a todos los directivos de mayores capacidades de gestión

Si se siente más identificado con las respuestas del primer bloque, probablemente tendrá dificultades para poner en marcha un sistema de BI –fundamentalmente porque le costará convencerse de que vale la pena (son caros para el objetivo perseguido) y, más aún, convencer a sus pares en la organización-; lo que obtendrá, en caso de implantarlo, será un sistema de representación, de utilización por un número reducido de personas y para un conjunto pequeño de información.

Si, por el contrario, se identifica con las respuestas del segundo bloque, es decir, quiere poner en marcha un auténtico sistema de gestión de la información, ya ha sorteado la primera barrera.

2)    ¿Qué funcionalidades queremos de la herramienta de BI?. ¿Qué estamos buscando, qué necesitamos que nos de la herramienta a implantar?

Si ha decidido que necesita mejorar su gestión, basándose en un sistema de información, tiene que decidir qué es lo que espera del sistema; al igual que en el caso anterior, podemos encontrarnos dos tipos de respuesta:

• Requerimientos basados en la utilización
  • Queremos una herramienta de visualización de la información en el formato deseado (pantalla, listado, etc…)
  • Que como usuario me permita navegar por la información; que facilite, a mis departamentos de soporte, el análisis de la información y la preparación de la misma
  • Que facilite al Departamento de Informática la elaboración de informes de manera rápida y ágil
  • Requerimientos orientados a la Gestión
    • Queremos reforzar las capacidades de gestión de nuestros directivos, dotándoles de herramientas que les ayuden a mejorar su proceso de gestión de la información, tal y como se recoge en el gráfico adjunto (Gráfico 1): planificación, definición de objetivos, cuantificación, comunicación, establecimiento y seguimiento de responsabilidades, formación, visualización, análisis, gestión de la experiencia y adopción y seguimiento de las medidas correctivas necesarias para devolver a nuestra Entidad a la senda correcta.
    • Para establecer un auténtico Sistema de Gestión Corporativo que garantice la ejecución de los procesos de Decisión de acuerdo a unas pautas comunes

Si en una herramienta de BI está buscando básicamente lo primero, probablemente vea cubiertas sus aspiraciones sin demasiados problemas y termine poniendo en marcha un sistema de visualización, cuya principal virtud radicará en el acortamiento de los tiempos para acceder a la información y en la facilitación de las labores de análisis a los departamentos técnicos. Sin embargo, esto no supone una mejora en su proceso de decisión, sino, tan sólo un mejor acceso a la información, pero sin cambios en la gestión

Por el contrario, si busca soluciones que le ayuden a realizar todas las tareas inherentes a un Proceso de Toma de Decisiones –o las más posibles-, la tecnología actual ya le permite mejorar sus procesos de toma de Decisiones operando un cambio cultural en su Organización.

Si sabemos qué estamos buscando como organización y el tipo de funcionalidades que demandaremos al sistema, estaremos en la senda correcta para implantar un Sistema de Inteligencia de Negocio que nos ayude a la mejora en la gestión. ¡Ya sólo nos faltará ponerlo en marcha de manera adecuada!

3)   ¿Cómo vamos a ponerlo en marcha? Tradicionalmente los proyectos de BI se han llevado a cabo de manera similar en todos los casos: partimos de la definición del Modelo de Información que se quiere implementar (es decir, de la definición de los indicadores y sus dimensiones), y de las estructuras de las tablas del Data Warehouse –en su caso-; se realizan los procesos de extracción, transformación y carga, y se desarrollan las estructuras multidimensionales que van a soportar nuestra visualización; y finalmente se construye la interface que va a utilizar el usuario final (informes, pantallas, cuadros de mando, etc….)

Este modelo estuvo en el origen de la tecnología de BI, cuando la información comienza a ser accesible no sólo para los informáticos, sino para usuarios finales. En aquellos momentos, lo fundamental era conocer qué parte de la información se quería analizar, montar un modelo capaz de presentar la información en un tiempo reducido y mostrarla de acuerdo con las diferentes interfaces disponibles.

Sin embargo, este modelo no nos es suficiente si queremos montar un sistema de gestión de la información, incrementando las capacidades existentes en los gestores e implementando una forma de gestionar la información y tomar decisiones.

Para ello es necesario incorporar dos etapas en el proceso:

i.        Una previa: el Establecimiento de las Necesidades y los Requerimientos de Gestión

ii.        Una posterior: la Implantación del Modelo de Gestión

Vamos a desarrollarlas de manera independiente:

• Requerimientos del Modelo de Gestión

El objetivo de esta fase es determinar que características han de tener nuestros procesos de gestión de la toma de decisiones.

Para ello tendremos que profundizar en varias actividades:

a)    Análisis de la Situación. No vamos a describir la forma de realizar un análisis de situación –existen múltiples formas y casi todas pueden servir-; como resultado del mismo deberemos obtener un conocimiento razonable de la Entidad y de los aspectos relacionados con la toma de decisiones: relaciones formales e informales, canales de comunicación, relaciones de poder y si existe alguna normalización del proceso decisorio y el grado de descentralización y autonomía existente.

b)    Definición del Proceso de Toma de Decisiones deseado. Antes de empezar a montar nada deberemos definir como queremos que funcione la Empresa:

• A quién y para qué vamos a dar acceso a la información?
• ¿Queremos descentralizar la toma de decisiones o dejarla en unas pocas manos?
• ¿Qué necesitamos para tomar decisiones: información a largo/corto plazo, información real/objetivos, datos/situación de proyectos, etc…?
• ¿Cómo debe fluir la información?
• ¿Quién y cómo asigna responsabilidades, y cómo se gestionan?

c)    Análisis de cambios en el Modelo de Gestión necesarios. Poner negro sobre blanco las diferencias entre el modelo existente y el deseado nos permitirá establecer las barreras a la implantación de un modelo de gestión nuevo y/o los elementos a los que puede ser conveniente renunciar. En definitiva, el objetivo de esta etapa es determinar los problemas de la implantación y la mejor forma de hacerlos frente

d)    Finalmente, y como consecuencia de lo anterior, deberemos establecer la Estrategia de Proyecto, es decir, como llevar a cabo el desarrollo del nuevo modelo de gestión de la información y como implantarlo en la Compañía. Esta fase, habitual en otro tipo de proyectos informáticos, es ignorada completamente en los proyectos de BI, siendo fundamental para que la implantación de este tipo de tecnología sirva para algo. Esta fase incluirá todos los aspectos del Proyecto, incluida la Estrategia de Implantación.

• Implantación del Modelo de Gestión

Si queremos que el sistema implantado sea algo más que una mera herramienta, utilizada o no, en función de las características del gestor, debemos plantearnos una estrategia de implantación, que, al menos, debe tener las siguientes actividades:

1. Revisión de la Estrategia de Implantación, al objeto de acomodarla a los cambios surgidos durante la fase de desarrollo; debe incluir un Plan de Incorporación de Usuarios, que determine quién va accediendo, a qué, y con qué seguimiento.

La Estrategia de Implantación debe estar vinculada con los objetivos iniciales del proyecto y supeditada a los mismos.

1. Formación, en dos vertientes:

• Sobre el Modelo de Gestión de la Información y de la Toma de Decisiones decidido: común a toda la organización
• Sobre la/s Soluciones y Herramientas implementadas: a cada usuario en función de lo que vaya a utilizar según el primer apartado

1. Puesta del sistema en Producción, es decir, arranque del Proceso de Gestión, desde el punto de vista tecnológico
2. Incorporación de los usuarios, de acuerdo con la estrategia definida, es decir, arranque del Proceso de Gestión, desde el punto de vista organizativo.

La incorporación paulatina y, sobre todo, controlada, permite asegurar que el sistema es interiorizado por la Organización y no, simplemente, puesto a su disposición.

1. Seguimiento de la Implantación, de conformidad con los sistemas definidos en la fase de definición estratégica del proyecto

Debemos asegurarnos que el sistema implantado cumple con los objetivos y que genera un cambio en el modelo de gestión de la información

En decir, habremos pasado a un esquema de proyecto como el recogido en el diagrama siguiente:

En Resumen:

Si queremos que un sistema de BI tenga éxito, tenemos que tratarlo como tal y no como una simple herramienta de visualización que facilite el acceso fácil a la información existente.

El Proyecto de Implantación de un Sistema de Gestión de la Información y la Toma de Decisiones debe contemplarse como un proceso decisorio en sí mismo, y gestionado, a ser posible, de la misma forma:

• Estableciendo porqué y para qué queremos implantarlo
• Estableciendo Objetivos, Metas, Elementos a controlar, Acciones a desarrollar
• Planificando y asignando responsabilidades
• Seleccionando las herramientas y soluciones más adecuadas para cada usuario (visualización, análisis, planificación, etc….)
• Comunicando los objetivos a la Organización
• Formando sobre los objetivos perseguidos, los cambios necesarios y, en último lugar, en las herramientas y soluciones seleccionadas
• Generando un proceso decisorio basado en información y experiencia
• Con una filosofía de supervisión y acción permanente, para conseguir llevar a buen puerto el nuevo sistema, verificando el cumplimiento de los objetivos inicialmente establecidos.

Si por el contrario, tan sólo queremos incorporar una herramienta de visualización (e incluso, de análisis), podremos seguir ejecutando el proyecto de la manera tradicional; pero seamos conscientes, entonces, de que no conseguiremos pasar de dicho estadio una vez implantada la herramienta.