La Planificación de los Sistemas de Toma de Decisiones

En muchos casos resulta desolador hablar con los responsables de las empresas sobre la manera en la que se toman las decisiones en sus organizaciones; no estamos hablando de las decisiones tomadas y el resultado de las mismas, sino de la forma, del proceso cognitivo, del procedimiento interno que se ha seguido para adoptar las decisiones y todo el proceso consecuente.

Dos son los principales problemas de que adolecen nuestras organizaciones a la hora de tomar decisiones:

  • La falta de concepción de la toma de decisiones como un proceso
  • La falta de planificación de cómo se quiere realizar.

Vamos a desarrollar ambos puntos –el primero de ellos en menor detalle, dado que ya hemos hablado en otras ocasiones-, centrándonos en la falta de planificación en la toma de decisiones.

  1. 1.       El Proceso de Toma de Decisiones

    Limitar la Gestión de los Procesos de Toma de Decisiones a la Visualización de los Datos y a su Análisis, supone ignorar el proceso cognitivo real y despreciar las posibilidades que la tecnología de Gestión del Proceso de Toma de Decisiones ponen a disposición de los Directivos.

Las organizaciones realizan dos tipos de procesos: procesos de negocio (como la facturación) y procesos de toma de decisiones. Hoy en día ya nadie se cuestiona si la facturación es un elemento aislado, aceptándose su concepción como un proceso que puede empezar con la oferta, el pedido, etc… y que, normalmente, terminará con el cobro. Todo el planteamiento tecnológico ha acudido en auxilio de esta concepción y, de ahí, el desarrollo de los ERP’s como ayuda en los procesos de negocio.

En cambio, cuando hablamos de toma de decisiones, todavía impera la concepción basada en la acción puntual de la decisión. Sin embargo, en cualquier organización, en la práctica, las decisiones se adoptan en función de lo que se ha planificado que se quiere conseguir; se informa y comunica lo que se quiere hacer, e incluso se forma; se asignan y gestionan responsabilidades; se adoptan decisiones en base a la información existente -esté disponible de mejor o peor forma- y a la experiencia; se decide qué hacer y se controla su ejecución y, si no funciona, se adoptan otras decisiones y se ponen en marcha otras acciones con nuevos responsables.

A pesar de ello, en la inmensa mayoría de las organizaciones, el único apoyo que reciben los directivos para gestionar este Proceso es, con suerte, herramientas para visualizar –mejor o peor- la información existente y, como mucho, herramientas que les faciliten el análisis estadístico de dichos datos; este tipo de herramientas se encuadran en lo que tradicionalmente se ha llamado Business Intelligence.

Sin embargo, hoy en día, limitar la Gestión de los Procesos de Toma de Decisiones a la Visualización de los Datos y a su Análisis, supone ignorar el proceso cognitivo real y despreciar las posibilidades que la tecnología de Gestión del Proceso de Toma de Decisiones pone a disposición de los Directivos.

En cualquier caso es importante destacar que no estamos hablando de un tema tecnológico, sino de enfoque de gestión: la tecnología nos ayudará a realizar las cosas de una u otra forma, pero es la dirección de la entidad la que debe decidir cómo quiere gestionar su toma de decisiones, si como un hecho aislado -dependiente sólo del buen criterio e intuición del gestor- o como un proceso de negocio con unas reglas, e incluso procedimientos, que marquen cómo se deben tomar las decisiones en nuestra Organización.

  1. 2.       La Planificación del Proceso de Toma de Decisiones

La toma de decisiones, concebida con un proceso definido y no como el resultado de actuaciones más o menos intuitivas, debe ser gestionado como cualquier otro proceso de negocio de la organización: debe establecerse cómo se quiere que funcione en nuestra Organización.

¿A qué directivo se le ocurriría defender, hoy en día, que “la producción de la empresa se hará en cada momento según la intuición del responsable de producción” o que “los comerciales venderán lo que tengan a bien y de la forma que se les ocurra”? ¿Suena raro verdad? Y sin embargo, cuando hablamos del proceso de toma de decisiones, eso es lo que hacemos: no definir cómo, ni en base a qué, ni de qué manera, ni con qué condicionantes, ni para qué vamos a tomar las decisiones, supone, a nuestro nivel, exactamente lo mismo que los entrecomillados anteriores.

¿Qué elementos es necesario manejar para poder decir que nuestro Proceso de Toma de Decisiones está Gestionado?

  1. En primer lugar debemos definir el enlace de la estrategia y el corto plazo.

Ello supone establecer las reglas de comportamiento entre las decisiones estratégicas y las del día a día: cuales son de un tipo y cuáles de otro,; quienes son los responsables de cada tipo de decisión; y cómo vamos a gestionar los conflictos entre decisiones de igual y

La toma de decisiones, concebida con un proceso definido y no como el resultado de actuaciones más o menos intuitivas, debe ser gestionado como cualquier otro proceso de negocio

de distinto nivel.

Esto no significa que tengamos que tener un modelo específico de planificación estratégica –modelos tradicionales, Balanced Scorecard o cualquier otro-, ni siquiera que tengamos que tener un modelo (aunque sea conveniente), pero sí que tendremos que tener claro las relaciones entre lo que tengamos a nivel de medio plazo y el corto plazo.

  1. Muy ligado a lo anterior, deberemos definir la estrategia de comunicación en la Empresa

Debemos definir cómo vamos a gestionar la información; difícilmente vamos a poder establecer un sistema decisorio sin tener claro, definido y “comunicado” como vamos a manejar la información en la Compañía. Pongamos un ejemplo: no tiene nada que ver el proceso de toma de decisiones en una empresa en la que la información de la estrategia de la compañía (donde se quiere llegar y porqué) es pública, que en otra en la que únicamente se saben los objetivos a corto para cada elemento de la organización: así, por ejemplo, no

El futuro de la empresa depende de la calidad de las decisiones tomadas y éstas están condicionadas por las dotes de nuestros directivos y de los procedimientos que hayamos implantado para ayudarles. Disponer de un sistema de Gestión del Proceso de Toma de Decisiones debería ser un requerimiento mínimo para cualquier Organización y una obligación de la gestión de cualquier equipo directivo.

se asignan igual los recursos, escasos por definición, cuando hay que tener en cuenta aspectos estratégicos, que cuando sólo hay que responder sólo a los “fuegos” inmediatos.

  1. En tercer lugar debemos tener definido cómo se gestionan las responsabilidades: cómo se asignan, cómo se quieren controlar y cuáles son los efectos de su ejercicio

No es lo mismo el sistema de toma de decisiones en una empresa en la que está implantado un sistema de Dirección por Objetivos, que otra en la que no; no hay que monitorizar los mismos elementos donde tenemos un sistema de variable objetivado que en una empresa sin incentivos.

  1. Ligado a la anterior, pero con una entidad suficiente para independizarlo, deberemos definir el grado de autonomía deseado en la toma de decisiones

¿Van a poder tomar las decisiones nuestros directivos de manera autónoma, y en caso afirmativo, hasta qué nivel?; ¿en qué puntos debemos establecer controles?; ¿serán a priori o a posteriori?

  1. En quinto lugar tendremos que definir cómo queremos que se tomen las decisiones

Ello no implica definir qué decisiones se deben tomar, pero si, establecer cuál es el mecanismo corporativo para tomar decisiones: de qué información se debe disponer, si se debe basar en la experiencia particular o de la Organización o, tomarse en base a criterios intuitivos, si así se decide.

  1. Finalmente, deberíamos establecer qué tratamiento se quiere dar a las decisiones tomadas

    Siete elementos deben contemplarse en la Planificación de los Procesos de Toma de Decisiones:

    1. Definir el enlace de la estrategia y el corto plazo.
    2. Establecer la estrategia de comunicación en la Empresa
    3.  Tener definido cómo se gestionan las responsabilidades: cómo se asignan, cómo se quieren controlar y cuáles son los efectos de su ejercicio
    4. Determinar el grado de autonomía deseado en la toma de decisiones
    5. Definir cómo queremos que se tomen las decisiones
    6. Y, finalmente, establecer qué tratamiento se quiere dar a las decisiones tomadas
    7. Una vez establecidos los seis aspectos anteriores, podremos entrar a determinar el soporte tecnológico de nuestro sistema de Gestión del Proceso de Toma de Decisiones.

¿Se va a realizar un control de las mismas?; ¿y de sus consecuencias?; ¿quién lo ha de hacer?; ¿cómo se va a realizar el seguimiento?

Cómo se ha visto, en los puntos anteriores no se ha establecido qué decisiones tomar, sino como se debe articular el Proceso de Toma de Decisiones: hablamos, por tanto, de “Planificar” o de “Definir” el propio Proceso, es decir, de conocer y consensuar cómo lo queremos GESTIONAR.

Una vez que sepamos cómo queremos gestionar los planos estratégicos y a corto, qué políticas de comunicación son de aplicación en nuestra organización, como vamos a gestionar las responsabilidades, en base a qué queremos que se tomen las decisiones y cómo queremos realizar la gestión de las decisiones tomadas, podremos empezar a planificar qué Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones queremos establecer y cómo implantarlo. Dicha planificación supone el séptimo de los elementos que debemos establecer antes de comenzar a trabajar en soluciones y tecnologías:

  1. Determinación del soporte tecnológico de nuestro sistema de Gestión del Proceso de Toma de Decisiones. El objetivo de esta etapa es seleccionar la/s tecnologías que pueden soportar el sistema de gestión definido y establecer como se ha de implementar dicha solución.

Haremos una especial reseña de la importancia que tiene la planificación de la implantación del sistema, dado que afecta al eje fundamental de la empresa y que puede entrar en conflicto con formas de trabajar de nuestro primer nivel directivo y, por supuesto, de todos los gestores de la organización.

Realizar un proceso previo, como el descrito en los siete puntos anteriores, en nuestras organizaciones nos evitaría terminar, cómo ocurre habitualmente, con multitud de sistemas de visualización y análisis (cada área se busca los suyos), cada uno con un enfoque y un objetivo diferente, que finalmente ni sirven para gestionar mejor la compañía ni para garantizar que las decisiones se toman mejor que sin la existencia de esos sistemas.  

Aunque pueden existir recomendaciones sobre cómo “organizar” los elementos mencionados, más allá de dicha elección, hay que ubicar la necesidad de Planificar el Proceso: es decir, más importante que la decisión tomada sobre cualquiera de estos aspectos está el hecho de explicitarlos, de pensar sobre ellos y, finalmente, de planificarlos.

La planificación es en sí misma la primera decisión del proceso, y como tal debe ser consciente y voluntaria: no deberíamos permitirnos que el punto en donde de verdad se la juega nuestra empresa, es decir, en la  forma de tomar las decisiones, y por supuesto en las decisiones tomadas (que vendrán condicionadas por el procedimiento utilizado), sea un aspecto “intimo” de cada gestor.

El futuro de la empresa depende de la calidad de las decisiones tomadas –porque, seamos honestos, todos facturamos, vendemos, etc…., más o menos igual-; las decisiones dependen de las dotes de nuestros directivos y de los procedimientos que hayamos implantado para ayudarles. Las primeras dependen de condicionantes quizás más complicados de gestionar, pero el disponer de un sistema de Gestión del Proceso de Toma de Decisiones debería ser un requerimiento mínimo para cualquier Organización y una obligación de la gestión de cualquier equipo directivo.

 

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