Gestión multidimensional en los Proyectos de BI.- Requerimientos del Director de Proyecto

A lo largo de este blog hemos hablado muchas veces de las causas de fracaso de los proyectos de Business Intelligence. Hemos hablado de la falta de un proceso de análisis de necesidades de negocio, de problemas a la hora de casar dichas necesidades con las tecnologías elegidas, de los problemas que se derivan de concebir los proyectos de BI como meros proyectos de tecnología, de problemas a la hora de implantarlos, etc….

En alguna de las entradas hemos hablado de las necesidades de diferentes perfiles para abordar con garantías un proyecto de BI -por ejemplo en Elementos de un Proyecto de BI: las Piezas-; pero, a la hora de la verdad, los proyectos de BI no se plantean con recursos infinitos en los que cada uno de los perfiles este cubierto por diferentes personas de la Organización. Es por ello, que en este artículo vamos a hablar de cuales deben las principales

características de un Jefe/Director de Proyecto de BI

Qué diferencia a un buen Director de BI

4 capacidades esenciales de un Director de Proyecto BI

Cuatro son las capacidades que debería cubrir, para ser capaz de liderar correctamente un proyecto de este tipo:

  1. Visión Estratégica del Negocio.-
  2. Gestión del Cambio.
  3. Dirección de Personas
  4. Visión Tecnológica

Vamos a analizar cada una de ellas: porqué son importantes para un Director de Proyecto de BI y en qué aspectos debe utilizarlas:

1.- Visión Estratégica del Negocio

El Director del Proyecto debe liderar un proceso basado en la captura de información y el análisis de la misma, para conseguir una mejora significativa en los resultados (económicos o no) de la Organización; una mejora de este tipo precisa conocer, no solo lo que hoy pudiera ser importante para la Organización sino, también, lo que lo será en el futuro. Plantear un proyecto de este tipo sólo para cubrir necesidades del hoy es, a parte de poco ambicioso en su planteamiento, incompatible con un proyecto de BI que, si cumple con sus objetivos, generará un cambio en la propia gestión y en los siguientes retos de la misma.

Un proyecto de BI exige una visión a largo que permita visualizar los escenarios que se generarán una vez puesto en marcha el proyecto y las nuevas necesidades que dichos cambios ocasionarán. El Director del Proyecto debe ser capaz de visualizar estos escenarios para anticiparse y generar las infraestructuras de información y tecnológicas necesarias para soportarlos, casándolas con los planteamientos estratégicos de la Organización y sus propias características organizativas.

No queremos decir que el Director del Proyecto de BI tenga que ser el visionario de la Organización, para eso tenemos otros roles en la misma; pero si que debe ser capaz de entender hacia donde va el negocio, cuales son sus principales ejes de funcionamiento, qué podrá ser conveniente tener en unos años y cómo se podrá organizar en el futuro. Y eso debe tenerlo imbuido en su ADN: debe ser algo que esté permanentemente presente en su gestión del proyecto.

La carencia de esta características, que normalmente ni sale en la foto cuando buscamos un perfil de dirección para un proyecto de BI, es, probablemente, uno de los factores más relevantes cuando analizamos por qué, proyectos de BI que se desarrollaron correctamente, al cabo de muy poco tiempo dejan de ser el motor de cambio que deberían, y se van quedando como meras herramientas adicionales para algunos aspectos puntuales de la gestión. Plantear un proyecto de BI como motor de las mejoras en la Organización exige una visión de futuro, una capacidad de anticipación que, sin esta capacidad que hemos denominado estratégica, seria imposible.

2.- Capacidad de Gestión del Cambio.-

Un proyecto de BI debería ser capaz de desencadenar un cambio profundo en la forma de gestionar una Organización. Pero no basta con que tenga la capacidad de hacerlo, debe producirse dicho cambio en la forma de gestionar, si queremos un proyecto que sea un éxito.

¿Qué ocurre muchas veces en los proyectos de BI?: se define una necesidad; se desarrolla un proyecto de acuerdo a dicha necesidad, se pone en marcha y, cuando ya se tiene operativo, se abandona a los usuarios: nadie les ayuda a gestionar con el nuevo sistema (ojo, no es lo mismo saber utilizar el nuevo sistema, que gestionar con él); nadie se preocupa de si las decisiones se toman con el nuevo sistema (lo que es diferente de que se saquen determinados informes o se pongan cuatro gráficas en una presentación).

El director del proyecto de BI debe ser capaz de entender la operativa del negocio (ya no hablamos de la visión estratégica, sino de la operación diaria), de anticipar los cambios necesarios para aprovechar las nuevas capacidades y gestionar los cambios preparatorios mientras se desarrolla el proyecto, y la puesta en marcha del nuevo modelo de gestión, una vez que dispongamos del sistema de BI en operación.

En caso contrario, por bueno que sea el proyecto desarrollado, por bien que se adecue a la necesidad definida…., nos encontraremos que la Organización por si misma no es capaz de aprovecharlo como debería. En la práctica, si el propio director del proyecto no lidera este cambio, suele ocurrir que el nivel de implantación y de utilización queda en manos de los diferentes responsables (a todos los niveles), lo que desemboca en una desigual implantación y, a la larga, el desaprovechamiento del proyecto de BI como herramienta de cambio y mejora.

3.- Dirección de Personas

Por supuesto que como Director de un Proyecto debe ser capaz de liderar su propio equipo de proyecto, pero no nos referimos a esto.

El Director de un Proyecto de BI debe ser capaz de mover a toda la Organización, desde el ultimo usuario del sistema, para que se implique en la definición de los requerimientos, entienda el proyecto como suyo y esté ávido por usarlo una vez que disponga de él, hasta el CEO de la Organización, al que habrá de convencer para que lidere el proyecto, para que ponga en marcha procesos de cambio en toda la Organización y para que, fundamentalmente, exija la utilización del sistema para todos los aspectos relacionados con la gestión (y cubiertos por el nuevo sistema).

El Director de un Proyecto de BI debe poder trabajar con todos los directores de área involucrados, convirtiéndolos en palancas del proyecto, tanto de los departamentos operativos como de los de soporte.

Ello exige una capacidad de liderazgo muy fuerte; ser capaz de mover personas de todos los niveles e intereses; e involucrar a todo tipo de departamentos. Y ello es una tarea que solo se puede ejecutar desde una posición como la de dirección del Proyecto, porque, además, y por supuesto, el Director debe ser capaz de compatibilizar el conjunto de necesidades e intereses de todos los usuarios y áreas con los objetivos y limitaciones del propio proyecto.

4.- Visión Tecnológica

Por supuesto, el Director del Proyecto debe ser capaz de “ver” las posibilidades de la tecnología; cómo ésta puede ayudar al desarrollo de la Organización. Debe ser capaz de casar las necesidades con la tecnología existente y la capacidad de adopción de dichas tecnologías por la propia Organización.

Y, una vez arrancado el proyecto, debe ser capaz de ir casando las necesidades sobrevenidas con las capacidades tecnológicas, adelantándose a los requerimientos de los usuarios y de la Dirección.

No se trata, por tanto, de ser un técnico eminente en la tecnología elegida, sino de ser capaz de entenderla y aplicarla al negocio de que se trate. Dependiendo de él estará todo el equipo técnico, que es el que deberá saber manejar la tecnología, pero quien debe ser capaz de poner en relación necesidades y tecnología es el Jefe/Director del Proyecto.

Éste es uno de los problemas habituales de los directores/jefes de proyectos de BI: el foco es pone en su dominio técnico de la tecnología y en la dirección del equipo técnico. Sin embargo, desde mi punto de vista, la visión tecnológica de la que hablamos no hace referencia a una tecnología específica sino al enganche de la tecnología de BI con el negocio.

Esta capacidad es la que permitirá a la dirección del proyecto asegurar la ligazón de la tecnología con las necesidades y las características de la Organización, su adecuada selección y su correcto desarrollo e implantación.

No es necesario un tecnólogo al frente de nuestro proyecto de BI, pero sí, una persona con una amplísima visión estratégica de la tecnología, que sea capaz de visionar como la tecnología puede ejercer de palanca en la generación de valor de nuestro negocio.

Podríamos desarrollar mucho más las características y capacidades de un director de BI, pero creo que estas cuatro son suficientemente ilustrativas del perfil necesario para acometer con éxito un proyecto de estas características.

Espero vuestros comentarios

Un abrazo y hasta la próxima entrada


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© Juan Carlos García Alcázar. – 2018

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