El Guardián del Monasterio.- una reflexión sobre la toma de decisiones

Sucedió que en un Monasterio remoto, falleció el guardián que se encargaba de su funcionamiento diario. Ante ello, el Gran Maestro tuvo que buscar un nuevo guardián, para lo que mandó reunir a todos los discípulos. Allí, pidió a cada uno de ellos que expusieran sus méritos para convertirse en el siguiente guardián del Monasterio, y así lo hicieron.

Los discípulos fueron argumentando porqué cada uno de ellos era el mejor candidato: unos dando valor a su experiencia y otros anteponiendo su juventud; unos haciendo hincapié en su serenidad y otros en su capacidad de trabajo; unos basando su candidatura en su conocimiento del Monasterio y otros en su conocimiento del resto de los novicios; unos apoyándose en su respeto a las normas y otros basándose en su independencia de criterio…., uno a uno fueron pasando y exponiendo porqué consideraban que él debía ser el nuevo Guardián.

Tras escucharles a todos, el Gran Maestro se retiró a reflexionar y tras un largo rato volvió a donde estaban reunidos los novicios: “Vuestras argumentaciones son todas muy valiosas y difícilmente podría rechazar con la razón a ninguno de vosotros, pero necesitamos elegir un nuevo Guardián. Os voy a proponer un problema y el que antes sea capaz de resolverlo, ése será el nuevo Guardián”.

A continuación montó una estructura de madera y, sobre ella, colocó en equilibrio un bello jarrón de porcelana y una rosa blanca en su interior y, señalándolo, dijo “ahí tenéis el problema”, tras lo cual se sentó en la posición de loto y cerró los ojos

Los novicios empezaron a discutir si el problema estaba en los motivos del jarrón, si era por el color de la rosa, si debía haber otro tipo de flor, si el problema era la inestabilidad del conjunto…., durante largo tiempo siguieron discutiendo, sin que el Maestro saliese de su meditación.

Uno de los novicios, que no se había postulado anteriormente como Guardián, pues no era ni el más sensato, ni el más listo, ni el más joven, ni el más viejo, ni el más responsable…, ni ninguna otra cosa, se levantó y acercándose, levantó el jarrón y lo arrojó al suelo, donde se hizo pedazos.

El silencio se hizo en la sala y todas las miradas se volvieron hacia el Maestro, el cual, tras varios minutos, abrió los ojos, y se quedó mirando los fragmentos. Pasó más de un minuto, durante el cual no se oía ni el menor ruido en la sala; finalmente,  el Maestro se levantó y, acercándose al novicio que había tirado el jarrón al suelo, colocó el manto de guardián sobre sus hombros: “teníamos un problema, al que todos habéis dedicado mucho tiempo…., ya no tenemos problema. ¡Éste es nuestro nuevo Guardián!”.

¿Cuántas veces nos olvidamos de que el objetivo de nuestros sistemas de Business Intelligence es mejorar la Toma de Decisiones? ¿Cuántas veces nos limitamos, como en el Monasterio, a discutir sobre el problema en lugar de dedicarnos a resolverlo?

Los sistemas de BI son sistemas para mejorar la Toma de Decisiones y si no mejoramos las decisiones que tomamos con ellos, ¡no nos sirven para nada!

Si ya tenéis un sistema de BI en vuestra Organización, haced una prueba: preguntad, uno por uno, a los diferentes usuarios, para qué usan el sistema, qué decisiones toman con él. Probablemente os encontréis con que el sistema de BI simplemente proporciona datos; en el mejor de los casos da información…., pero de ahí a intervenir en la toma de decisiones…., ¡no, para eso están los gestores y los directivos!

Sin embargo, un sistema de BI sólo sirve en tanto en cuanto nos ayuda a tomar mejores decisiones y a generar más valor dentro de la Organización; pero esto, que tenemos bastante claro cuando empezamos a pensar en la necesidad de un BI, se va diluyendo en el proceso de diseño e implantación del sistema y desaparece una vez que el sistema entra en producción.

Con suerte, usamos el BI como una fuente de información pero, ¿cuántas veces ignoramos lo que nos indica el BI, y, en su lugar, tomamos decisiones menos complicadas, más acordes con nuestra organización, más fáciles o menos comprometidas? ¿Cuántas veces ni siquiera utilizamos el BI para analizar en profundidad la información existente, sino que nos limitamos a utilizar siempre los mismos esquemas de información, de la misma manera, para seguir haciendo lo mismo?

Que conste que no estamos hablando de casos específicos, tipo proyectos de Big Data (donde su propio diseño y alcance está orientado a detectar patrones y actuar en base a ellos), sino de los BI normales que utilizamos los directivos…., los BI basados en las herramientas tecnológicas normales (Oracle, Bitam, CliqView, etc…).

Planteamos proyectos de BI complejos, costosos, difíciles de poner en marcha, con un coste en herramientas alto…., para, normalmente, no utilizar el resultado para tomar mejores decisiones, sino seguir haciendo las cosas como siempre las hemos hecho; eso si, sin que nadie nos pueda cuestionar dichas decisiones, dado que ya tenemos una moderna herramienta de BI! Pero se nos olvida decir que esa herramienta, ese sistema de inteligencia de negocios que tenemos, ¡no lo usamos para mejorar nuestras decisiones y generar más valor!

¿No os convence lo que digo?, ¿creéis que exagero? Pensad en vuestros sistema de BI: ¿para qué los pusisteis en marcha? ¿Cuál era vuestra necesidad? ¿Cómo ha afectado a esa necesidad el nuevo sistema? ¿Lo habéis medido? ¿Habíais pensado medirlo cuando lo diseñasteis? De verdad, ¿habéis incrementado el valor que genera vuestra Organización?

¿O simplemente, tenéis un sistema muy moderno, que hace unas gráficas preciosas -que os indican lo que ha pasado-, y que quedan muy bien en el presentaciones en el Consejo o con los stakeholders?

Los sistemas de BI son sistemas para mejorar la Toma de Decisiones, pero ¡no basta el sistema informático! Si queremos aprovechar un sistema BI, nuestro modelo de gestión debe estar orientado a la gestión por la información, a tomar las decisiones en base a la información existente. Ese Modelo, que en el post anterior llamábamos “Modelo de Gestión de Inteligencia de Negocio” debe existir en nuestras organizaciones; en caso contrario, nos limitaremos a tener datos del problema, pero no habremos avanzado nada en la resolución del mismo, al igual que pasaba en el Monasterio de la historia.

Pero no olvidéis que ayudaros de la información para tomar decisiones no basta: deberéis medir el resultado de vuestras decisiones, compararlo con las previsiones, analizar las desviaciones, alimentar al resto de la organización con la información resultante, gestionar las responsabilidades de los que han tomado las decisiones y analizar cual es la nueva situación antes de volver a tomar una nueva decisión; todo ello como un proceso permanente y constante de gestión de la información.

Espero que os hay gustado la historia del Guardián del Monasterio, pero sobre todo, pensad sobre la importancia de tomar decisiones, y la de tiempo que perdemos en mirar el problema desde todos los lados, para, en muchos casos, evitar tener que decidir.

 


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