Business Intelligence ¿para qué?

El BI como tecnología lleva muchos años desarrollado: existen plataformas de todo tipo que permiten casi cualquier funcionalidad que queramos implementar (desde meros listados consultivos hasta herramientas de búsqueda inteligente de información; desde herramientas para ser usadas por departamentos de análisis, hasta sistemas para que sean los propios gestores los que analicen la información y extraigan las conclusiones; desde sistemas que aportan la información, hasta otros que la analizan y ayudan en el proceso posterior…, hasta llegar a la explosión -al menos nominal- del Big Data).

Sin embargo, la extensión del BI sigue siendo absolutamente residual. ¿Quien lo usa?: las grandes compañías, normalmente para sus procesos “core” y habitualmente como herramienta técnica más cercana al análisis matemático y estadístico que a la gestión. ¿Y por qué, entonces, si existe una tecnología más que suficiente, dicha tecnología no tiene el nivel de implantación que sería esperable?

Vamos a intentar analizar por qué ocurre esto y si algo de lo que podemos hacer ayudaría a incrementar el nivel de aplicabilidad y de aplicación de estas tecnologías en nuestras organizaciones.

Llegado a este punto, creo que debemos dar un paso hacia atrás y centrarnos en una pregunta previa:

¿Qué es el Business Intelligence?

Si para contestar a esta pregunta habéis comenzado … “es la tecnología que ….” creo que hemos dado con el origen del problema, o al menos con uno de ellos.

Vamos a intentar explicarnos: desde nuestro punto de vista el BI no es la tecnología; la tecnología de BI hace algo, sirve para algo, pero no es el “algo”.

¿Qué es el BI, entonces?

El Business Intelligence o Inteligencia de Negocio es un

Modelo de Gestión de las Organizaciones, basado en la Información

Es decir, existen muchos modelos de gestión, muchas teorías de como gestionar nuestras organizaciones, y una de ellas es la que coloca a la información en  el centro de la gestión.

¿Y qué hace la Tecnología de BI? La tecnología de BI da el soporte informático a este modelo de gestión. Es decir, quien tiene operativo el Modelo de Gestión basado en la Información, puede aprovechar la Tecnología de BI para obtener toda la potencia que es esperable del Modelo. Pero si vuestro modelo de gestión no se basa en la información, la tecnología de BI no os va a servir para casi nada.

Imaginaos que aparecéis en mitad de la selva en un pueblo sin evolucionar y al cual  ofrecéis la tecnología para construir aviones: ¿qué posibilidades hay de que consigan construir un avión que vuele? Si no conocen los principios básicos de la física (fluidos, termodinámica, materiales, etc….), ¿para qué les puede servir la tecnología? Si ni siquiera han imaginado el vuelo, ¿cómo van a ser capaces de imaginarse volando?

Pues eso es lo que hemos hecho con el BI: ¡hemos desarrollado una tecnología fantástica y la hemos puesto a disposición de organizaciones que no saben qué hacer con ella!

Quizás, más que “que no saben que hacer con ella” deberíamos decir “que no pueden aprovecharla”, porque no es cuestión de no querer, sino de que, realmente, ¡no les sirve!. La tecnología no hace cambiar el modelo de gestión. Si no estamos acostumbrados a gestionar con información, de nada nos servirá tener la mejor tecnología.

La Gestión es inmune a la Tecnología

La Tecnología no basta para cambiar el Modelo de Gestión

Y ¿cual es ese “Modelo de Gestión basado en la Información”? Es un modelo concebido para gestionar las Organizaciones a partir de la Información existente, que pone el acento en la toma de decisiones racional a partir de los datos existentes y que intenta huir de los subjetivismos absolutos (siempre existirá un cierto grado de subjetividad en las decisiones.

Alguno estará diciéndose que “todas las organizaciones se gestionan con la información”…., pero debo negarlo absolutamente: la mayor parte de las organizaciones se gestionan con cualquier sistema, menos con la información. ¿No estais de acuerdo?, pues veamos algunos ejemplos de modelos de gestión:

  • Centralizados vs. Descentralizados –> en función de quien toma las decisiones y el nivel de autonomía
  • Jerárquicos vs. Horizontales  –> en función de quien toma las decisiones y el nivel de aplanamiento de la pirámide
  • Autoritarios vs. Democráticos  –>  en función de quien toma las decisiones y como se ejerce el poder
  • Profesionalizados vs. “de dueño”  –>  en función de quien toma las decisiones y los criterios de las mismas
  • Etc….

Si os fijais, todos los modelos se caracterizan por quien toma las decisiones, pero no en cómo se toman; en ningún sitio he visto la distinción entre modelos “estúpidos” e “inteligentes”, definiendo estos últimos como aquellos que toman las decisiones en base a la información disponible y los “estúpidos” como aquellos que toman decisiones sin apoyarse en la información (la existente o la que podrían tener).

Y ahora decidme, ¿Cuántas organizaciones conocéis que basen sus decisiones en la información y no en “el poder”, en “las relaciones”, en “el amiguismo”, en “la familia”, en “el dinero”…..es decir, que las decisiones las tome quien manda (y porque manda), quien es mi amigo (y porque es mi amigo), el primo de dueño (y porque es el primo del dueño), el dueño (y porque es el que ha puesto el dinero), o yo (porque para eso soy el directivo que tengo la responsabilidad de tomar la decisión y para eso me pagan)…. ¿De verdad que conocéis muchas?

Y si en las Organizaciones las decisiones no se toman en base a la información, sino por otros mecanismos….., ¿para qué queremos la tecnología que nos permite aprovechar la información? Efectivamente, ¡para nada!

Y por eso, la tecnología de Business Intelligence sigue sin aprovecharse, más allá de algunos aspectos que, en relación con su potencialidad, son ridículos. La tecnología de BI se dota de contenido y alcanza sus plenas capacidades cuando se aplica en organizaciones que se gestionan en base a un Modelo de Inteligencia de Negocio, basado en la Información.

Los que seguís el Blog sabéis que uno de los postulados metodológicos fundamentales, Ha sido siempre la necesidad de analizar cómo es nuestra Organización, para, en base a ello, establecer cómo debía ser nuestra herramienta de BI; siempre hemos mantenido que lo importante era que buscásemos la herramienta de BI que mejor se adaptase a nuestra organización…, pues bien, hoy vamos a ir un paso más allá: la única forma de aprovechar realmente la tecnología de BI es si nuestra Organización se gestiona en base a un modelo basado en la Información, al que estamos denominando de Inteligencia de Negocio.

Si no tenemos un modelo de gestión mínimamente basado en la información, el resultado de implantar una herramienta de BI será, como mínimo, insuficiente respecto de las posibilidades de la tecnología y en muchos casos ridículo, o incluso un absoluto fracaso, entendiendo como éxito de un proyecto de BI, el que realmente suponga un cambio significativo en la gestión que implique la consecución de mayor valor por parte de la Organización.

¿Qué características tiene el Modelo de Gestión de Inteligencia de Negocio?

Nueve son las bases en las que se fundamenta el modelo; no se trata de articular cómo debe actuar la organización en todos sus aspectos, pero si de definir unos mínimos sin los cuales no tiene sentido hablar de un modelo basado en la información:

  1. Principio del Maximización del Valor.- Nuestra Organización existe para Generar Valor, para generar, en cada momento, más valor que en el momento anterior: una vez alcanzado un punto debe aparecer el siguiente nivel, el siguiente objetivo: alcanzar dicho objetivo supone utilizar al máximo al información disponible.
  2. Principio de Planificación.- Actuamos para obtener unos resultados, previstos y previsibles. Para ello planificamos, actuamos y medimos los resultados, en base a la información existente. Las decisiones se toman con un objetivo, claro y objetivado; decidimos esperando un resultado concreto.
  3. Principio de Comunicación.- Un Modelo basado en la Información es, por definición, un modelo en el que la información fluye, en el que la información es de la Organización y nunca de los individuos. El acceso a la información no es un privilegio, sino que es el principio sin el cual no tiene sentido este modelo.
  4. Principio de Formación.- Uno de los aspectos fundamentales del modelo es su carácter formativo: a tomar decisiones se aprende, a partir de los resultados de las propias y a partir de los resultados y el proceso seguido por los demás. Sin esta característica es imposible poner en marcha el modelo en todo su alcance
  5. Principio de Proceso de Toma de Decisiones.- Las decisiones se toman de acuerdo a unos procedimientos definidos, trazables y repetibles hasta el mismo punto de la decisión (la cual si puede ser cambiante). Es decir, la forma de tomar decisiones se basa en datos objetivos, aunque la decisión tomada sea individual y propia del individuo. Por qué se toma una decisión u otra debe responder a un proceso cognitivo, aunque la decisión sea un hecho particular propio de quien ha tomado la decisión: la decisión es subjetiva, pero el proceso es objetivo.
  6. Principio de Descentralización.- Si la información fluye y la forma de tomar las decisiones está objetivada, la única forma de conseguir optimizar los resultados es descentralizar la toma de decisiones, agilizando los procesos y evitando los tradicionales cuellos de botella. Las decisiones deben tomarse en el punto más cercano posible al hecho al que afectan.
  7. Principio de Responsabilidad.- Los gestores, a los diferentes niveles, están para tomar decisiones y son responsables de las mismas. Las decisiones no son anónimas, son tomadas por alguien, de acuerdo con un proceso cognitivo objetivo y una decisión subjetiva. La toma de decisiones es un elemento positivo que debe fomentarse en toda la Organización, y las decisiones las toman los gestores, que para eso, entre otras cosas, están.
  8. Principio de Medida.- Los resultados de las decisiones deben ser medidos, de manera constante y sistemática; deben ser comparados con las previsiones y analizados respecto de sus desviaciones.
  9. Principio de Evaluación Constante.- La organización debe estar en un proceso constante de revisión de los resultados obtenidos. El proceso de toma de decisiones es cíclico y permanente: analizamos la situación, tomamos una decisión, actuamos, medimos los resultados, analizamos dichos resultados…, para volver a tomar una decisión…..La información no es estática y puntual, es un flujo constante en evolución: no me interesa solo el dato hoy, sino de donde viene y  cual será mañana.

    Un Modelo de Gestión Basado en la Información

    Principios del Modelo de Inteligencia de Negocios

Tan solo un Modelo de Gestión como el descrito es capaz de aprovechar la información disponible en la Organización. Sin estos principios, los esfuerzos para poner en marcha un modelo basado en la información se diluirán sin remedio.

Y, obviamente, sin un modelo de gestión basado en la información, sin un Modelo de Inteligencia de Negocio, la implementación de herramientas de Business Intelligence nunca podrá llegar a generar los resultados que debería. Ello no quiere decir que implantar una herramienta de BI no sirva para nada, pero cada uno de los principios inexistentes limitará de manera exponencial los resultados a obtener.

Se que este es un planteamiento rupturista, pero creo que o nos replanteamos seriamente cual es nuestra situación de partida, o la fantástica evolución de la tecnología de BI no va a trasladarse de manera directa a nuestras Organizaciones.

Por tanto, antes de decidiros a implantar un Sistema de Business Intelligence, plantearos si vuestro modelo de gestión os va a permitir aprovechar las ventajas que os ofrece la tecnología de BI…, y si no es así, comenzad por revisar vuestro modelo de gestión.

 


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® Juan Carlos García.-2017

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