Fases de la Metodología TopToTop (T2T) de Desarrollo de Aplicaciones

La Metodología TopToTop o T2T unifica el desarrollo de aplicaciones con la gestión de la Organización; parte de la concepción de la Organización, de la definición estratégica del negocio, de cómo se quieren articular las relaciones con los terceros y la gestión interna y de cómo se entiende el proceso de toma de decisiones; a partir de ahí se definen los procesos operativos, los roles y responsabilidades, la casuística a soportar y su repercusión en el plano de gestión y estratégico y se desarrollan; finalmente se articula el plano de gestión a partir del operativo y se va redefiniendo el operativo según los requerimientos del de gestión.

T2T no es por tanto una metodología más de desarrollo (de hecho no cuestiona ni normaliza las fases propias del desarrollo), sino que entra en el concepto mismo del para qué estamos desarrollando una aplicación y tiene por objeto eliminar las barreras entre las aplicaciones de gestión y las transaccionales.

Vamos a poner un ejemplo para que se vea, de manera práctica, en que consiste esta metodología; vamos a imaginar un caso ficticio: diseñar un sistema de gestión de almacenes.

En condiciones tradicionales analizaríamos los procesos de negocio que hay que montar (entradas, salidas…); la información a controlar (roturas de stocks, plazos de entrega…) y diseñaríamos los informes operativos.

Con la Metodología T2T empezaríamos por preguntarnos para qué queremos los almacenes (para poder servir pedidos a los clientes, para producir…..); supongamos que es para servir pedidos a los clientes. Si esto es así, deberíamos pensar si el tipo de cliente al que vamos a servir influye en la gestión de nuestros almacenes, o si es el tipo de producto, etc…Imaginemos que la respuesta es que el cliente o el tipo de cliente debería influir, porque no tiene la misma importancia el pedido servido a un cliente que a otro, dado que el riesgo de un fallo a un cliente importante es crítico, mientras a otro…., pues no deja de ser un pequeño problema. A partir de aquí empezaremos a analizar cómo son las relaciones dentro de la Organización, con los terceros….., hasta que tengamos claro cómo debería funcionar nuestra gestión de almacenes para nuestra Organización; y esto, será diferente en nuestra Organización de como sería para cualquier otra, porque nosotros vamos a gestionar, a priorizar intereses, a tomar decisiones en base a aspectos internos nuestros, que son los que nos hacen distintos de nuestra competencia. Imaginaos que fruto de todo lo anterior terminamos decidiendo que lo que tendría sentido es montar nuestro sistema de almacenes organizado alrededor del concepto cliente…. (curioso, ¿no?)…., y lo ponemos en marcha, y desarrollamos el sistema transaccional y obtenemos información para gestionar el almacén como hemos definido: por los clientes. A lo mejor el supuesto que acabamos de hacer y el resultado al que hemos llegado es absurdo…., pero quizás eso sea lo que realmente necesitaría para mi concepción de mi empresa, para mi cultura corporativa y para generar algo con un valor diferencial del resto de mi competencia!

Así, mientras que cualquier metodología de desarrollo tradicional se basa en los procesos y los flujos de información, T2T se basa en para qué voy a usar la información y cómo la vamos a usar; es decir, es una metodología finalista: vamos a crear un sistema para gestionar X de acuerdo a cómo entendemos la gestión de nuestra Organización…, y esa forma de entender la gestión es propia de mi organización y de ninguna otra.

Esto es lo que pretende la metodología: crear un ecosistema de desarrollo en el que el inicio y el final de la cadena sea la gestión propia de la Organización y todo cambio sea analizado, medido y aprobado en función del impacto en la gestión.

FASES DE LA METODOLOGÍA T2T

La metodología T2T tiene tres grandes etapas:

  1. Definición del Sistema
  2. Desarrollo del Sistema
  3. Implantación de la Solución
Fases Metodología TopToTop

Fases Metodología T2T de Desarrollo de Aplicaciones

Vamos a entrar en cada una de ellas, teniendo en cuenta que la metodología específica de cada etapa no está cerrada, pudiéndose adaptar según el caso concreto. A pesar de ello existen tres tipos de elementos que si son intrínsecos a la Metodología T2T y que siempre deben mantenerse:

  • Los Hilos Conductores.- Son las líneas maestras que definen Qué es nuestra Organización y Cómo queremos gestionarla
  • Los Roles.- Aspectos y Responsabilidades que deben existir dentro del proyecto para garantizar su correcta ejecución
  • Los Conectores.- Líneas transversales que enlazan la gestión con la operativa a lo largo de todo el Proyecto

Para mayor detalle de estos tres elementos, os remito al blog Tres Elementos Básicos de la Metodología T2T: Hilos, Roles y Conectores, donde podréis encontrar una descripción mucho más exhaustiva de su significado y funcionamiento

Pero antes de entrar con el detalle vamos a hablar de la característica básica de la Metodología: la Validación Multidimensional. La Validación Multidimensional es el proceso por el cual cualquier Etapa/Bloque/Fase/Actividad o Tarea realizada es chequeada con el resto tanto vertical como horizontalmente, tanto en el plano operativo como en de gestión. Dado que estamos haciendo un desarrollo operativo enlazado con la gestión de la Organización, debemos garantizar que esta coherencia se mantiene a lo largo de todo el proceso. Para ello utilizaremos los Hilos Conductores y los Conectores.

La Validación Multidimensional en TopToTop

La Validación en T2T

Etapa 1.- Definición del Sistema

Objetivo:

Establecer qué es lo que queremos gestionar, cuales son los requisitos para la gestión, cuales los operativos, quienes intervienen y con qué roles; en base a qué se quiere gestionar y qué información se necesita; definir los “que pasa si” y sus respuestas; analizar los procesos operativos y de gestión actuales y, en su caso, rediseñarlos.

Si, habéis leído bien…., “rediseñarlos”. ¿Pero no íbamos a hablar de metodologías de desarrollo, me diréis? Si, pero automatizar procesos defectuosos es la mejor manera de garantizar que el resultado no sirva…., y a nosotros eso no me sirve para nada; así que si, una vez revisemos el sistema que queremos gestionar, vemos aspectos que no están bien…., pues habrá que remozarlos antes que nada.

Cuatro Fases deberemos considerar durante la Definición del Sistema:

 Fase 1.1.- Análisis de la Organización

Sea cual sea el Sistema que vamos a desarrollar es imprescindible que conozcamos cómo es la Organización en la que va a operar. Aspectos como la Cultura de Empresa, el Proceso de Toma de Decisiones, el sistema de Delegación, los Canales de Comunicación formal e informal, el nivel de Tecnificación, las Barreras al Cambio y el Papel del Área de Tecnología, entre otros, son claves para entender cómo debe ser cualquier sistema de gestión.

Dado que en otros post y paginas de este blog se hace referencia a la importancia de todos estos aspectos y a la forma de analizarlos y enfocarlos, no insistiremos en esta fase.

En esta fase, además, deberemos definir cuales son los “Hilos Conductores”, qué “Roles” deben existir y cómo van a funcionar los “Conectores”.

A lo largo de cada una de las fases, revisaremos los tres elementos básicos (Hilos, Roles y Conectores), asegurando la coherencia a lo largo de todo el proceso de definición: en esta fase definiremos cuales son los Hilos, qué Roles deben funcionar y quienes deben asumirlos y qué Conectores va a permitirnos garantizar la coherencia transversal; en cada una de las fases de la Etapa 1 revisaremos si lo definido es coherente con estos elementos y si los mismos nos van a permitir trazar todo el proyecto.

Fase 1.2.- Definición de la Información de Gestión

¿Cómo entendemos el negocio?¿Cómo vamos a gestionarlo?¿Qué es importante para poder tomar decisiones? En esta Fase vamos a definir que necesita nuestra Organización para Gestionar el Área cuyo desarrollo estemos haciendo; vamos a pensar qué tipo de información nos gustaría que nos proporcionase el sistema y porqué; cómo orientaríamos la gestión en base a dicha información, quien tomaría las decisiones; cómo mediríamos los resultados de dichas decisiones….

Vamos a seguir con el ejemplo de los almacenes: si hemos dicho que lo fundamental es el cliente al que servimos, deberíamos contar con informes específicos que me digan (por cliente, por tipo de cliente, categorizado de 20 formas distintas), los tiempos desde que hace el pedido hasta que se sirve; el impacto que dichos plazos tiene en la repetición de los pedidos; si existen diferencias (para ese cliente) entre retrasarnos en un tipo de productos o en otros; si puedo negociar diferentes condiciones comerciales en función del funcionamiento del almacén; cómo influye la gestión del almacén en mi volumen de ventas; cómo en mis márgenes…., etc…

Pero no sólo lo vamos a pensar…, deberemos definirlo, diseñar los flujos de información, quien va a tomar las decisiones y en base a qué, como vamos a medir el resultado de las decisiones tomadas…..Es decir, definiremos los procesos de gestión derivados del nuevo sistema.

Fase 1.3.- Definición del Sistema Transaccional

Bueno…., éste es el más obvio: deberemos diseñar nuestro sistema transaccional…, solo que en lugar de fijarnos solo en los procesos transaccionales, vamos a partir de nuestras necesidades de gestión: ¿qué necesitamos, cómo lo necesitamos y para hacer y conseguir qué?

Esta fase, quizás la más sencilla en teoría, exige revisar aspectos habitualmente admitidos sin cuestionarlos; ello implica utilizar lo que denominamos Actitud de Base Cero, llamada así en referencia a la metodología de presupuestación.

¿Qué es la Actitud de Base Cero? Es aquella actitud que nos permite cuestionar desde cero cualquier aspecto de nuestro transaccional. Es decir, nos olvidamos de todos los aspectos predefinidos, que, por ejemplo, tienen todos los sistemas, y nos planteamos qué, cómo, para qué, por qué, cuando, donde y quien debe hacer todas y cada una de los requisitos operativos, así como la mejor solución tecnológica para abordarlos.

Aunque en teoría esta actitud también sería aplicable a la fase de definición del sistema de gestión, en ese caso damos por buena la definición de las necesidades que tengamos como planteamiento de partida, aunque también utilizaremos ABC para el diseño del sistema.

Fase 1.4.- Diseño de la Implantación

Implantar un sistema diseñado con T2T afecta a la gestión de la Organización. No es por ello un tema baladí, sino que deberemos diseñar, planificar y organizar todo el proceso, desde los aspectos técnicos y los procedimientos operativos hasta los procedimientos de gestión.

Además, deberemos definir cómo vamos a medir los resultados, tanto los que tenemos antes del nuevo sistema como los que obtendremos como consecuencia de la implantación del sistema.

Etapa 2.- Desarrollo del Sistema

La Metodología T2T no entra en la metodología de desarrollo propiamente dicha, dado que existen muchas en el mercado y que la aplicación de una u otra depende, en muchos casos, de aspectos normativos internos de la Organización de que se trate (posiblemente realizaremos un post en el que resumamos los hitos fundamentales de desarrollo, pero solo a modo de guía básica).

Sin embargo, existe media docena de principios generales o puntos a tener en cuenta y que deberán ser integrados en cualquier metodología:

  • Los Requerimientos del Sistema pasan a un segundo plano, anteponiendo los Requerimientos de Gestión. Esto es, nuestro punto de partida es lo que necesita la Organización para gestionar como se ha decidido que se quiere gestionar; a partir de ahí definiremos los requerimientos del sistema de gestión y, finalmente, los requerimientos del sistema transaccional…., y a ellos condicionaremos los desarrollos
  • El Sistema de Gestión es prioritario; a él se deben supeditar los procedimientos operativos. Todo desarrollo empezará en la información de gestión y se validara con ella. Modificaciones en la información de gestión objetivo exigen la revisión de todo el proyecto.
  • La metodología elegida debe integrar los tres elementos básicos:
    • Respetar los Hilos Conductores.-
    • Gestionar las responsabilidades en base a los Roles
    •  Revisar que se mantienen operativos los Conectores, sean cuales sean los Canales establecidos en la metodología.
  • Aplicar la Validación Multidimensional a toda de decisión de cambio que se produzca, llegando hasta los requerimientos de gestión y al impacto en la implantación y analizando las interacciones en cualquier área colateral.
  • Las modificaciones, sean por la causa que sean, deben ser aprobadas por el Responsable Conceptual del Área afectada y por el Líder del Proyecto, tras el análisis de impacto en la gestión
  • Una vez aprobada una modificación es obligatorio rediseñar el proceso de gestión final y revisar los mecanismos de transición desde la situación actual al momento en que se cuente con el sistema operativo.

La Metodología T2T constituye el marco en el que se inscribe cualquier metodología tradicional, da lo mismo que utilicemos las habituales que las metodologías Agiles. Todas ellas son admisibles, dentro del marco T2T.

Etapa 3.- Implantación del Sistema

Modificar la Gestión de la Compañía, adecuando la información disponible al Modelo de Gestión es el objetivo de la metodología T2T. Por ello, la implantación del Sistema desarrollado es la fase fundamental de T2T.

Quizás debería empezar por definir lo que entendemos como “implantación” en T2T: es el proceso por el cual la gestión de la Organización mejora a partir la utilización de un nuevo sistema de información

Es decir, en T2T la implantación de un sistema no es su puesta en marcha, sino la consecución de un cambio en los indicadores de gestión.

Vamos a seguir con el ejemplo: hemos dicho que desarrollamos un nuevo sistema de almacenes para mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes y, por consiguiente, su fidelidad, su volumen de compras y su rentabilidad.

La implantación del sistema contendrá la puesta en marcha del nuevo sistema de almacenes, pero eso es solo una parte: es necesario montar el nuevo sistema de gestión que permita aprovechar la mejora en los almacenes como una forma de incrementar la satisfacción de los clientes, aumentar su volumen de compras, etc…; y eso no se consigue simplemente implementando un sistema: hay que cambiar la forma de gestionar a los clientes, haciendo que es sientan más satisfechos y haciendo que dicha satisfacción repercuta en sus volúmenes de compra, etc. Y eso hay que medirlo; hay que comprobar si ese efecto se consigue y si no, analizar caso por caso porqué no y poner en marcha las medidas para reconducirlo (sean estas organizativas o tecnológicas)

La Implantación de un Sistema tiene tres actividades que se simultanean en el tiempo:

  • La implementación del Sistema.- Su instalación, configuración, formación a técnicos y usuarios, la puesta en marcha, el apoyo en los primeros tiempos….; en definitiva las tareas clásicas de una puesta en marcha de una nuevo sistema y en las cuales no vamos a insistir mucho más
  • La implementación del Nuevo Sistema de Gestión.- Si, porque si hemos desarrollado un nuevo sistema es porque queremos cambiar el sistema de gestión de nuestra Organización y ello requiere poner en marcha nuevas actividades, nuevos métodos, nuevas formas de gestionar

Imaginemos el ejemplo anterior: si ya tenemos un sistema de almacenes que nos permite gestionar los plazos de servicio en función del cliente, habrá que incorporar como una de las condiciones de nuestras contraprestaciones dicho plazo, ¿no?, y, por ejemplo, dar mejores plazos a los clientes más rentables, etc… Ello exige incorporar el plazo a nuestra forma de gestionar, de elaborar las ofertas, de establecer los precios, de hacer el seguimiento…. Y eso hay que implantarlo, no surge de forma espontánea en la Organización.

  • La Medición.- cuando diseñamos el sistema hemos dicho que empezamos por analizar qué queríamos conseguir, qué objetivos de mejora en la gestión estaban detrás del nuevo sistema a desarrollar….., pues ahora es el momento de medir si estamos generando más valor, si hemos alcanzado las metas fijadas en los diferentes KPIs, si, en definitiva, el sistema sirve para lo que lo hemos diseñado

Hasta aquí esta primera introducción a las fases de la Metodología T2T. En entradas posteriores iremos analizando aspectos concretos de la misma. Si tenéis curiosidad por algún tema, decídnoslo e intentaremos aclararlo.

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