Los 5 errores más comunes en un proyecto de BI; no te olvides de evitar el quinto

Por qué fracasan los proyectos de BI?

¿Piensas que un proyecto de BI es esencialmente igual que cualquier otro proyecto de tecnología? Si es así, probablemente hayas fracasado a la hora de conseguir implantar un proyecto de BI en tu Organización pues, aunque tiene algunos elementos comunes a todo proyecto, ¡tiene aspectos muy diferenciales y críticos!

Como siempre que hablamos en este blog de BI, nos estamos refiriendo a auténticos sistemas de toma de decisiones, no a meras herramientas de reporting, sean éstas gráficas o no. Implantar un sistema de reporting tendrá muchos elementos en común con cualquier otro proyecto tecnológico, pero no es esto de lo estamos hablando.

¿Qué ocurre cuando necesitamos modificar nuestro sistema de toma de decisiones, apoyándonos en la tecnología, para generar más valor en nuestra Organización? Si no somos conscientes de las diferencias y las barreras existentes, incurriremos en una serie de errores que, con total seguridad, darán al traste nuestro objetivo

Primer Error en un Proyecto de BI: Ignorar cual es TU Necesidad

¿Alguna vez te has sentado a analizar la forma en la que se toman las decisiones en tu Organización? ¿Has analizado quien toma las decisiones y cómo lo hace? Si la respuesta es afirmativa, ¡enhorabuena, eres la excepción!

Cuando estamos en cualquier tipo de organización y alguien nos llega con un proyecto de BI, nos suele traer argumentos del tipo “mira qué fácil es organizar la información”, “mira qué bien salen las gráficas y qué claras están”, “fíjate qué sencillo es extraer datos de tus sistemas”, etc. Te intentan encandilar con el resultado visible y la sencillez técnica, pero nadie entra a cuestionar cómo se toman las decisiones en tu Organización y si una herramienta tecnológica te ayudará a mejorar la forma de tomar las decisiones.

Errores en un Proyecto de BI: error nº 1

Error nº1: Empezar un Proyecto de BI sin analizar la Necesidad

Un ejemplo: organización muy jerarquizada en la que la decisión final siempre recae en la cúpula; ¿de qué me sirve el mejor BI si éste no va a ser usado por los gestores que tienen la ultima palabra? Podremos empeñarnos en ponerlo en marcha, pero a la hora de la verdad, nuestra toma de decisiones no habrá cambiado nada ni generará más valor.

Por consiguiente, antes de embarcarte en un proyecto de BI, analiza si tu problema se soluciona con una herramienta tecnológica y, si no es así, empieza por donde debes, es decir, por tu proceso lógico de toma de decisiones y, más adelante, podrás plantearte la parte tecnológica.

Segundo Error en un Proyecto de BI: creer que es un Proyecto de Tecnología

Si eres un gestor de negocio, probablemente pienses que como esto del BI es un tema en el que hay involucrada tecnología pues que debe ser el Departamento de Sistemas/TI el que se encargue de él.

Pero, por desgracia, normalmente el área de TI se dedica a hacer lo que otros le dicen que debe hacerse, pero no a decidir cómo deben funcionar las cosas dentro de la Organización: ¡eso lo hacen los gestores de negocio! Sin embargo, cuando arrancamos con un proyecto de BI directamente asumimos que debe ser tecnología quien lo lidere.

¿Por qué es distinto de, por ejemplo, un proyecto de implantación de un ERP? Cuando lanzamos un proyecto normal de implantación de cualquier sistema, estamos automatizando algo que ya se estaba haciendo, pero de otra forma; introducimos cambios en la forma de operar para adaptarnos a la nueva herramienta pero, básicamente, seguimos haciendo lo mismo. ¡No pretendemos cambiar la forma de trabajar! En estas circunstancias, el área de sistemas puede ser un razonable gestor e impulsor de la implantación, puesto que está sustituyendo una herramienta por otra o está mecanizando algo que antes no lo estaba.

Sin embargo, un Proyecto de BI es, esencialmente, un proyecto que cambia la manera de tomar decisiones de nuestra Organización y esto no es un mero tema técnico sino estratégico y de concepción de nuestro negocio. No podemos esperar que el Área Tecnológica lidere el proyecto ni que adopte las mejores decisiones, simplemente porque es un tema tecnológico.

¡Y aún mayor error si piensas que el Área de Tecnología lo va a apoyar! Eso, sin contar con que nuestro Área de Sistemas no le haga “la cama” a nuestro proyecto, dado que va a limitar “su poder” dentro de la Organización. Para no repetir aspectos ya vistos, en la entrada “Elementos de un Proyecto BI: las Piezas” podéis ver la importancia del Área de Tecnología en el éxito de un proyecto de BI y por qué debemos tener claro su papel en un proyecto que afecte a la Toma de Decisiones.

Tercer Error en un Proyecto de BI: no definir los objetivos reales

¿Para qué estamos implantando un sistema de BI? Hemos dicho que para mejorar nuestro proceso de toma de decisiones, para generar más valor…., ¡pues definamos unos objetivos del proyecto que tengan que ver con estos aspectos!

¿Cómo se miden los proyectos de tecnología normalmente? Se controlan plazos y costes y, en el mejor de los casos, se analiza el cumplimiento de los requerimientos funcionales de los usuarios; es decir, se miden si los elementos operativos se han cubierto de acuerdo con la planificación, pero, ¿de qué me sirve esto para ver si ha mejorado mi toma de decisiones?

Segundo error en Proyectos BI

Segundo error: Considerar el Proyecto BI sólo como un Proyecto Tecnológico

Insistimos, un proyecto de BI no es un proyecto de tecnología y, por consiguiente, no se puede concebir, analizar ni valorar de acuerdo con los parámetros de los proyectos de tecnología.

El resultado normal de considerar un proyecto de BI únicamente como un proyecto tecnológico es, indefectiblemente, terminar teniendo un sistema informático que no sirve para mejorar el valor aportado por nuestra empresa u organización; es decir un sistema que no sirve para lo que lo habíamos definido.

Cuarto Error en un Proyecto de BI: creer que el Proyecto termina cuando lo implantamos

Como todos los proyectos de TI, una vez implantados hay que perseguir que se use correctamente, verificar que no haya casos de uso que se escapen del proceso, montar una mecánica de realimentación que permita determinar los siguientes pasos, etc….; pero en el caso de los proyectos de BI lo fundamental no es esto sino

conseguir que se produzca un cambio en la forma de tomar las decisiones y que dicho cambio GENERE VALOR nuevo

Me da lo mismo que hayamos generado un BI eficiente,  ágil, fácil de usar, agradable al usuario…., y todo lo que queramos: si el sistema no supone que mejora nuestra forma de tomar decisiones y esto se traduce en que hacemos mejor las cosas y lo podemos medir, no nos sirve de nada; tendremos un sistema tecnológicamente magnifico, que nos permitirá apuntarnos medallas con aquellos a los que se los enseñemos y que

nos habrá costado muchísimo, pero no valdrá nada

Por tanto, una vez que hayamos implantado técnicamente el Sistema de BI, hay que poner en marcha toda la fase de implantación del Sistema de Toma de Decisiones; la primera fase afecta a nuestra plataforma de BI (Bitam, QlickView, Oracle…., o la que queramos); la segunda atañe a cómo hacemos el proceso de toma de decisiones y por tanto a todos los aspectos del mismo, que en otros post hemos visto (por ejemplo en la Metodología para el Diseño e Implantación de un Sistema de BI)

Quinto Error en un Proyecto de BI: no medir

Este es el error en el que todos caemos: en el mejor de los casos definimos bien la necesidad, planteamos el proyecto no solo en su faceta técnica sino como un cambio en el proceso de toma de decisiones, montamos una sistemática de supervisión y seguimiento una vez implantado el sistema para asegurarnos que se usa (controlamos los accesos e incluso los tiempos de conexión)…., ¡y lo dejamos ahí!: ya hemos cumplido y el sistema está implantado

Pero nos hemos vuelto a olvidar de PARA QUÉ LO HEMOS IMPLANTADO. ¿No hemos dicho que era para mejorar mi proceso de toma de decisiones y para que nuestras decisiones generasen más valor a la Organización? Pues

tendremos que medir cómo las nuevas decisiones aportan valor a la organización

Dependiendo del alcance del sistema deberemos definir unas métricas lógicas que nos permitan evaluar cuanto ha mejorado nuestro Proceso de Toma de Decisiones. Dependiendo del caso tendremos que determinar como han variado:

  • Los tiempos
  • El número de eventos
  • La frecuencia de los mismos
  • Su tipología
  • ….

Vamos a poner un ejemplo: tenemos un problema en comercial porque nuestros clientes, con los que interactúan nuestros comerciales en su casa, consumen pocos de nuestros artículos y no siempre los más rentables. Ante eso montamos un sistema que permita conocer qué consumen los clientes, cruzando por diferentes dimensiones, tanto de nuestros artículos como de nuestros clientes, de forma tal que cuando un comercial está ante el cliente, pueda saber qué ha consumido ese cliente, qué han consumido clientes parecidos, cuando lo han hecho, qué ventajas les suponen esos nuevos artículos…..Pues bien, cuando nos lancemos a implantar un sistema de BI deberemos tener permanentemente presente que ése era el motivo de implantar el sistema y, por tanto, una vez implantado deberemos comprobar que nuestros indicadores han mejorado. Deberemos medir y ver como evolucionan y si su comportamiento no es el esperado, deberemos volver a analizar el proceso de toma de decisiones en cada uno de sus puntos para ver donde hemos fallado.

La medición en ProyectosBI

Quinto error en un Proyecto BI: No Medir

Y esto deberíamos tenerlo definido desde el minuto 1 del Proyecto. ¡Esto es lo que debería justificarnos la inversión en un sistema de BI !

Por tanto, definamos la necesidad y establezcamos cómo vamos a medirla; establezcamos los KPI’s y sus valores objetivos y chequeemos permanentemente que el sistema implantado sirve para lo que queríamos…, y si nuestros indicadores no están mejorando, replanteémonos todo el sistema -aunque si has seguido los diferentes consejos que aparecen en este blog, te puedo asegurar que eso no te ocurrirá-

Resumiendo: analiza tu necesidad; define tus objetivos y cómo vas a medirlos; controla tu proyecto no solo -ni fundamentalmente-, como un proyecto de tecnología; no delegues en el Área Tecnológica para hacerlo; y, una vez implantado, persigue que se use para tomar decisiones y mide…., mide……, y vuelve a medir…., y si no da los valores esperados, revisa todo el proceso.

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