Elementos de un Proyecto de BI (III): las Piezas

Tras un largo paréntesis, retomamos la serie sobre los elementos fundamentales a tener en cuenta para garantizar el éxito de un proyecto de BI, hablando de otro aspecto básico: los recursos involucrados en la implantación de un proyecto de Business Intelligence, es decir, las piezas y el tablero con los que vamos a “jugar” nuestra partida.

Todo el análisis que hagamos sobre los recursos involucrados debe pasar necesariamente por una reflexión inicial: ¿cuál es la importancia de disponer de un sistema de BI para nuestra Organización? Estaremos de acuerdo en que los recursos asignados serán acordes con la importancia que demos al proyecto: si para nuestra Organización el Proyecto de Implantación de un Sistema de BI es residual…, asignaremos recursos y prioridades de manera tal que solo cuando no tengamos otro destino de nuestros recursos, los dediquemos al proyecto de BI; por el contrario, si la organización ha asumido la importancia del proyecto, la gestión de los recursos será favorable al proyecto de implantación.

Esto quiere decir, al igual que cuando hablábamos de otros temas, que los recursos implicados dependerán de nuestro enfoque de Proyecto…., y eso no es bueno ni malo…, siempre que seamos conscientes de la situación.

Dicho esto, y sobre la base de que los recursos deberán adaptarse al tipo de proyecto de BI y a la importancia del mismo para nuestra Organización, vamos a analizar el tipo de recursos y sus características cuando el BI del que hablamos se sitúa en el rango más alto: un sistema de BI orientado a la toma de decisiones y al control de las mismas.

La realización de un Proyecto de BI es como una partida de ajedrez: existen numerosas piezas, cada una de las cuales pueden interactuar de maneras diferentes y contribuir o frenar la consecución de nuestros objetivos. Al menos existen seis roles diferentes cuando abordamos un proyecto de BI, y todos ellos son fundamentales y de su nivel de implicación en cada fase del proyecto, dependerá el éxito del mismo

  • El Rey

    Las Piezas y el Tablero en un Proyecto de BI

  • La Reina
  • Las Torres
  • Los Alfiles
  • Los Caballos
  • Los Peones

Y ya que hemos dicho que pueden jugar a favor o en contra del proyecto, hablaremos de que hay piezas blancas y negras

Antes de comenzar a describir nuestras piezas, resaltar que existe una gran diferencia con el juego de ajedrez: en éste, el objetivo es acabar con el rey contrario; en nuestros proyectos el objetivo final será convertir a las piezas negras (opositores) en piezas blancas que jueguen a favor del proyecto.

El REY:

El Rey es la pieza sin la cual se termina la partida; sin él, nada de lo que hagamos tiene sentido, pues es el destinatario final de todo el juego. Es una pieza con poca movilidad, pero su ubicación en el tablero es fundamental.

Está claro que estamos hablando de la Dirección de nuestra Organización, no?

El Proyecto de BI puede ser un proyecto que implique a toda la Organización o que sea especifico de un área concreta. En cualquiera de los casos (y siempre que consideremos que se trata de un proyecto de BI completo), la Dirección de la Compañía debe estar implicada, porque si del proyecto va a depender el cómo se toman las decisiones e incluso, qué decisiones se toman…., ¿cómo no va a conocerlo y respaldarlo la Dirección al más alto nivel? Sólo si descendemos en la cadena de valor del BI y nos quedamos en meros sistemas de obtención de información, podríamos pensar que, al ser simplemente una herramienta, su existencia no sea una parte intrínseca del trabajo de la Dirección.

Normalmente, hablaremos de la Dirección General o podemos estar hablando de la Dirección del Área a la que afecte el Proyecto, aunque en general será difícil quedarnos a nivel de área si se trata de un proyecto de BI de alto nivel

El Rey tiene dos funciones fundamentales en un proyecto de BI:

  • Implicar al resto de la organización, poniendo los recursos que sean necesarios, priorizándolos cuando se requiera e implicándose en la resolución de los problemas que, sin duda, se plantearán.
  • Ser el primer usuario del Sistema, no desde el punto de vista temporal, sino conceptual. Imaginad dos escenarios: una dirección que usa el BI para gestionar, analizar las decisiones tomadas, ver el impacto que tienen, etc… y otra, que considera el BI como una herramienta de sus subordinados sin repercusión en su propio trabajo y responsabilidades.

El Rey puede ser blanco o negro y su color hará exitoso o no el proyecto:

  • Un Rey Blanco es aquel que entiende que disponer de un sistema de BI es una pieza fundamental para la Organización y que conseguir que funcione es crítico para incrementar la generación de valor de la Compañía. Por ello, un Rey Blanco coloca el sistema de BI como una de las piezas fundamentales de su gestión y lo dota de los mejores recursos para conseguir su buen fin; pero no solo eso, en el momento en el que empieza a estar disponible, exige su utilización por toda la organización y él mismo lo utiliza para gestionar.

Hace unos años tuve ocasión de ver en acción a un Rey Blanco magnífico; a los Comités de Dirección de la Compañía, acostumbraban a acudir los diferentes directores con sus “cuadernos” en los que tenían sus números, sus análisis, etc.; por supuesto, esos números nunca cuadraban los de unos con los de otros…, y la mitad del tiempo se perdía en discusiones sobre dichos valores. Una vez disponible el BI desarrollado para la Compañía, la convocatoria del Comité de Dirección incluyó una nota en la que se decía que se utilizaría el BI para las exposiciones a que hubiera lugar. En el siguiente Comité de Dirección, el Director General cercenó todos los intentos de utilizar sistemas diferentes al BI como fuente de información, obligando a todos los directores a utilizar las cifras que estaban en el sistema y a realizar sus análisis basándose en las capacidades del sistema (que, todo sea dicho, eran muchas y más que suficientes). Ese Comité resultó bastante desastroso pues, por supuesto, todos los directores habían preparado la reunión con sus propios sistemas y métodos, pero a partir de ahí, quedo claro que la información válida era la del sistema de BI y que éste era la base para la toma de decisiones.

  • Un Rey Negro, por contra es aquel que tolera la implantación de un sistema de BI, pero sin que dicho sistema sea fundamental para él(con lo que no lo dotará en muchos casos con los recursos necesarios, no le dará la prioridad adecuada y, sobre todo, no lo usará como la herramienta clave para su propia gestión y la de todos los que de él dependan)

La importancia del Rey en un Proyecto de BI

Así como un rey blanco en la parte superior de la organización fuerza a que todo el resto de la cúpula directiva sea blanca, si el top de la organización la ocupa un rey negro, podemos encontrar reyes negros en diferentes puntos de la misma: directivos que, no siendo obligados por sus superiores, continúen usando sistemas anteriores, eviten la participación de los suyos en el Proyecto, etc…; dependerá de sus características e intereses particulares el apoyar o no el proyecto.

Es, por tanto, fundamental, disponer de un Rey Blanco a la hora de abordar un proyecto de BI. Y ésta es una las principales causas de fracaso de los proyectos de BI: la Dirección los considera proyectos “técnicos”, que afectan a procesos operativos, pero que no afectan a la Gestión de la Compañía ni, mucho menos, a su gestión como máximo responsable.

Por tanto, el primer trabajo que debe realizar quien lidere el proyecto es conseguir la total implicación de la Dirección en el Proyecto, no solo para que no ponga barreras, sino para que sea el primer usuario del sistema.

LA REINA

Pieza fundamental en el ataque y la defensa, se mueve en todas direcciones pudiendo alcanzar cualquier posición rectilínea en el tablero. Sin ella, la partida pierde dinamismo y está abocada, casi sin solución, a su finalización.

El papel de Reina  o Dama es ocupado en un proyecto de BI por la persona o estructura que lidere el proyecto, y cuyo objetivo fundamental será conseguir que el nuevo sistema constituya la base de la toma de decisiones de la Organización.

Nótese que hemos hablado de la persona o estructura que lidere…., es decir, no estamos hablando del director del proyecto de BI, cuyo objetivo será conseguir que todas las fases del proyecto se cumplan, hasta conseguir que el sistema esté operativo y en uso(*); estamos hablando de quien debe concebir el nuevo sistema de toma de decisiones, convencer a toda la organización de su necesidad, alienar la Organización con los objetivos, convencer a todos los actores de su utilización y garantizar que la nueva filosofía supone un cambio y una mejora para la Organización que aumente su generación de valor.

(*) El Director del Proyecto deberá existir y podrá incluso coincidir con nuestra Reina…, pero no necesariamente y, siendo fundamental como en todo proyecto, no es un elemento especial de un proyecto de BI, así que no será objeto de análisis en este artículo.

La Reina debe dar coherencia a todo el proyecto de BI, debiendo ejecutar obligatoriamente una serie de tareas:

  1. Conceptualizar el BI adecuado para la Organización.- es decir, analizar y establecer qué BI es el que se adecúa a nuestra organización, de acuerdo con la cultura de empresa y el resto de aspectos que hemos tratado en otros puntos de este blog.
  2. Implicar a la Dirección en la necesidad de cambiar la forma de tomar las decisiones, implicándose en el cambio cultural, operativo y de gestión.
  3. Asegurar que toda la Organización está alineada con los objetivos y estrategia definida
    1. Analizar las barreras previsibles y establecer un Plan de Desactivación de Barreras
    2. Velar por la no existencia de Reyes Negros a niveles intermedios (directores de área, etc…), que puedan ralentizar la implantación del sistema
  4. Asegurar la vinculación de la ejecución del Proyecto (responsabilidad del Director del Proyecto) con los objetivos y estrategia establecidos

 

Funciones de la Reina en una Proyecto de BI

 

La Reina es, casi por definición, una pieza blanca, aunque podríamos hablar de Reina Negra cuando esta figura no existe como tal y sus funciones se mezclan y diluyen entre las del Director del Proyecto, anteponiendo los aspectos ejecutivos del proyecto a la razón de fondo del mismo.

LA TORRE

Con movimientos horizontales o verticales, la torre asienta la estrategia de defensa, permitiendo cambios instantáneos en el ataque. Se trata de una de las piezas cuyos movimientos cambian el planteamiento de la partida, pudiendo generar variaciones estratégicas.

El rol de Torre es desempeñado por la Tecnología, entendida como los recursos humanos tecnológicos involucrados en el Proyecto.

Un proyecto de BI es un proyecto eminentemente tecnológico; supone la incorporación de la tecnología no ya a la operación, sino a la gestión de la Organización, implicando una nueva manera de tomar decisiones.

La tecnología tiene dos derivadas en cualquier proyecto de BI:

  • Una hacia delante, a través del propio Sistema de BI que se implante y que debe facilitar la mejora en el proceso de toma de decisiones (no entraremos en sus características, pues en otros artículos lo hemos desarrollado)
  • Otra lateral, enlazando con todos los sistemas existentes en la Organización, de los cuales debe extraer (y en su caso, volcar) información y en los cuales ha venido soportándose la toma de decisiones

La cooperación del área de Tecnología, su entendimiento del proyecto de BI y su alineamiento con el mismo, asumiendo un cambio de rol, es fundamental para garantizar el éxito de proyecto.

Para el área de tecnología, un proyecto de BI puede suponer perder su principal poder dentro de la Organización: los usuarios ya no necesitan al Departamento de Sistemas para tener acceso a la información, siendo autosuficientes; el director de Informática ya no es quien establece las prioridades de información entre unos y otros usuarios, sino que todos los usuarios acceden de forma instantánea a todo lo que necesitan…, en definitiva, deja de ser la piedra angular que tiene la información y por tanto el poder.

Cambio de rol de la Tecnología en un Proyecto de BI

En esta situación, la sensación de pérdida de poder hace que, en ocasiones, el Departamento de Informática sea el principal enemigo de los sistemas de BI. Como me decía el Director de Informática de una empresa multinacional muy grande, “para que quiero yo una herramienta de estas para hacer gráficos, cuando tengo mas de 100 programadores  (y me señaló una pradera llena de gente), dedicados a hacer los informes que necesita la Organización”, es decir, para que iba él a apoyar la implantación de un sistema que provocaría que “sus” 100 programadores ya no fuesen necesarios y que ya no fuese él quien definiese qué necesitaba la organización y el orden en que esas necesidades eran satisfechas por el departamento de informática. Esa pérdida de poder era impensable que la realizase de manera voluntaria y, de hecho, años después, la situación en ésta empresa sigue siendo casi la misma.

  • La Torre Negra puede oponerse frontalmente al proyecto – como me ocurrió en una entidad financiera, donde, con el CEO a favor, el D. de Estrategia a favor, etc…, el proyecto no se realizó porque el D. de Informática había dicho que “él no se responsabilizaba de ese proyecto”…, así que la Dirección tuvo que optar entre el proyecto o el D. de Informática…, y ¡se quedó sin sistema de información estratégica-; aunque en muchos casos la oposición puede ser más sutil y, sin remar en contra, hacer que el proyecto sea un fracaso. Dos son las formas de dinamitar un proyecto de BI desde Tecnología:
    • No ayudando a la elección de un Software adecuado a la Organización, que choque con la cultura, el nivel de tecnificación, etc…, o que directamente sea tan escaso que realmente no suponga una mejora para los usuarios (esto es lo habitual cuando se eligen los grandes softwares que hacen muy bien informes, pero que no facilitan el cambio en el modelo de gestión de la Organización)
    • Dificultando el proceso de integración con los sistemas de base existentes, generando un volcado limitado de información (que limita las posibilidades del BI) o no integrando el BI con el resto de sistemas, con lo que se queda como una pieza aislada de lo demás.
  • Por contra, una Torre Blanca apoyará la transformación de la Organización, detectará barreras culturales relacionadas con la tecnología, controlará los responsables a favor y en contra del proyecto y trabajará con la Reina para conseguir hacer más fácil el proceso de implantación a toda la Organización; además facilitará la transición al nuevo sistema. Ello implica un cambio de rol de Tecnología: ya no es el “dueño” de la información, sino que es un aliado de todos los gestores para que puedan gestionar de la mejor manera; es quien debe hacer que la tecnología facilitadora de la gestión fluya por la Organización

Como hemos dicho, el papel del Área de Tecnología es fundamental, pero es una de las áreas que más se ven afectadas por la implantación de un sistema de BI, dado que cambia su función (en una parte) dentro de la Organización y, por tanto, no siempre juega a favor del proyecto.

EL ALFIL

Con movimientos diagonales, el Alfil cohesiona las diferentes líneas de ataque, mientras refuerza la defensa desde posiciones distantes.

Un rol muy relevante en cualquier proyecto de BI es el asignado a los responsables funcionales de las áreas; ellos son quienes deben establecer las necesidades de los usuarios, la manera de utilizar los nuevos sistemas y los resultados a obtener como consecuencia de los cambios en el proceso de toma de decisiones.

Su papel es básico, pues de la correcta definición de las necesidades y su impacto en la Organización va a depender el sentido del nuevo sistema de gestión.

  • Un Alfil Blanco lidera funcionalmente su área, establece necesidades, analiza los recursos del área, su cultura, define KPIs y sus metas, detecta los puntos de relación y dependencia con otras áreas (de ahí su transversalidad) y pelea para conseguir su máxima implicación en el Proyecto.
  • El Alfil Negro, normalmente suele ser la carencia de un Alfil Blanco; es casi inevitable que algunas áreas no se vean involucradas en el proceso y en éstas, suele no existir nadie que asuma el rol de Alfil: nadie pilota las necesidades del área ni se preocupa de que el nuevo sistema de gestión se adapte a su funcionamiento y características.

Aquellas áreas sin Alfil Blanco terminan siendo reactivas al proyecto, se incorporan de manera lenta al mismo, sus necesidades no están bien cubiertas ni los resultados son coherentes con su organización y recursos.

El Alfil Blanco debe contar con el apoyo del responsable del área, aunque éste pueda no estar implicado en el proyecto. En caso contrario, una de sus principales misiones será implicarle en el proyecto.

Áreas sin Alfil Blanco se convierten en una de las prioridades de la Reina y donde debe focalizar su juego de Caballos.

EL CABALLO

Los movimientos no rectilíneos del caballo le permiten interactuar con posiciones no accesibles por ninguna otra pieza.

Uno de los principales problemas que puede tener un proyecto de BI es estar configurado con piezas independientes. Es necesario contar con figuras que cohesionen el proyecto sobre dos ejes:

  • Horizontal .- Asegurando que los objetivos, la forma de soportarlos y el nivel de validez de la solución es válida para todos las áreas funcionales; coordinando la interacción de las diferentes áreas; facilitando soluciones comunes y valor general y en definitiva, consiguiendo que el sistema de BI sirva para toda la organización y no solo para una parte de ella.
  • Vertical.- Asegurando la coherencia y validez del modelo para todos los planos de la Organización: Operativo, de Gestión y Estratégico. El proceso de toma de decisiones nunca puede entenderse como una coto cerrado de determinadas niveles de la Organización y debemos garantizar su permeabilidad por toda la estructura y todos los niveles

Parte de las funciones antes comentadas serán ejercidas por la Reina, pero es imposible que se multiplique suficientemente y, probablemente, algunas de estas funciones deben ser ejecutadas por tropas más ejecutivas, dejando a la reina la coordinación de los caballos.

Caballos podemos tenerlos explícitos -forman parte del equipo de proyecto- o implícitos, aportando con su experiencia y conocimiento de la Organización la necesaria coherencia en el proyecto.

  • El Caballo Blanco, por tanto, cohesiona diferentes partes del proyecto, tanto horizontales como verticales; asegura que el sistema sirve para todas las áreas involucradas y aporta coherencia entre los niveles operativo, de gestión y estratégico
  • El Caballo Negro, al igual que ocurría con el alfil, suele implicar la inexistencia de una figura que asegure la coherencia del proyecto. Esto repercute siempre en crear agravios entre áreas, que determinadas áreas se descuelguen del proyecto, que se cubran unos aspectos y otros no o, en el peor de los casos, que el sistema de BI solo sirva a uno de los niveles de la gestión: operativa, de gestión y estratégica.

Al igual que decíamos con la Reina, el rol de los Caballos no debe ser confundido con los miembros del equipo de trabajo, que podrán ejecutar sus trabajos de una manera correcta en sus respectivos ámbitos, sin que eso garantice la coherencia necesaria del proyecto.

De hecho, esta falta de integridad, de coherencia y de cohesión en los proyectos de BI es uno de los principales problemas de estos proyectos: terminan siendo unas piezas tecnológicas fantásticas, que no satisfacen las necesidades de toda la Organización, bien porque cubren unas áreas si y otras no, bien porque se olvidan del nivel estratégico o se aíslan del nivel transaccional.

LOS PEONES

¿De qué me sirve tener el mejor sistema del mundo si mis usuarios no lo utilizan? Esta pregunta, que es de Perogrullo, suele olvidarse cuando hablamos de los sistemas de BI. Esto, además, es peculiar de estos sistemas y no se da, por ejemplo, cuando hablamos de la implantación de sistemas transaccionales, donde, por definición todo el mundo debe usarlos y no se admite otra situación. Por contra, seguimos considerando que la toma de decisiones es parte de las capacidades intrínsecas del ser humano y, sobre todo de los directivos y que “para eso les pagamos”; asumir que dotar a una Organización de un Sistema de Toma de Decisiones implica exigir a esa Organización que lo utilice, sigue siendo difícil: no valoramos la toma de decisiones por el proceso cómo se ha realizado sino por el resultado: si la decisión es buena, vale como se haya llegado a ella; si es mala, da igual cual haya sido la causa. Esta irracionalidad en la exigencia de responsabilidades  sólo se da en este ámbito; imaginaos un contable que se empeñase en realizar la contabilidad manualmente o un director de producción que no utilizase herramientas de planificación…, sería impensable, ¿verdad?. Sin embargo, admitimos sin problemas que nuestros directivos y gestores tomen decisiones sin usar las herramientas de las que les hemos dotado.

La ultima fase de un proyecto de BI es su puesta en marcha como sistema de toma de decisiones, no simplemente la puesta en marcha de la aplicación informática, y para ello tenemos que conseguir un tablero lleno de Peones Blancos

  • Un Peón Blanco es, obviamente, un usuario que utiliza el sistema para su propia toma de decisiones y exige a los que dependen de él a aplicar la misma coherencia, sistemática y procedimiento de toma de decisiones; es decir, es aquel que basa sus decisiones en una metodología e información acorde con el sistema corporativo de BI.
  • Por contra, un Peón Negro pasará del Sistema de BI y seguirá funcionando como venía haciéndolo con anterioridad a la implantación del BI.

Durante todo el proceso de gestación y desarrollo del Proyecto de BI, todas las piezas blancas deberán colaborar para minimizar el número de Peones Negros y, una vez implantado, todos los esfuerzos irán en la línea de debilitar su existencia e imposibilitar su multiplicación, eliminando todas las prácticas que faciliten su proliferación.

Como todo sistema, nunca conseguiremos un sistema de BI perfecto a la primera, con lo que las críticas serán habituales y justificadas; ante ello, es necesario concebir el nuevo sistema como un elemento en permanente evolución, que incorpore las carencias y mejore los defectos. Pensar que una vez terminada la implantación del Proyecto de BI, el trabajo se ha terminado es la mejor manera de garantizar el fracaso del sistema.

Ir corrigiendo de manera dinámica los defectos y carencias será la mejor forma de convertir a los peones negros en blancos, pero su existencia persistirá y será una de las labores del Rey Blanco evitar que perjudiquen al nuevo sistema de Toma de Decisiones de que se ha dotado la Organización.

En resumen: antes de abordar un proyecto de BI, garanticemos que contamos con un Rey y una Dama Blancos, empecemos por poner a nuestro favor a Tecnología y conseguir que sea una Torre Blanca y a lo largo de todo el Proyecto, controlemos los alfiles, caballos y peones negros del tablero, minimizando su impacto e influencia

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