Elementos de un Proyecto de BI (I): La “Necesidad”

En el post anterior hablaba de los elementos a tener en cuenta a la hora de abordar un proyecto de BI y decía que el primero era analizar la necesidad que lo ha originado. En este artículo vamos a desarrollar esta idea.

 Me viene a la memoria el conocido poema de Calderón de la Barca en “La Vida es Sueño”:

Cuentan de un sabio, que un día
tan pobre y mísero estaba,
que sólo se sustentaba
de unas yerbas que cogía.
«¿Habrá otro», entre sí decía,
«más pobre y triste que yo?»
Y cuando el rostro volvió,
halló la respuesta, viendo
que iba otro sabio cogiendo
las hojas que él arrojó.

Este fantástico poema, que es a la vez una lección de filosofía, nos hace pensar en lo diferentes que son las necesidades para cada uno, y este es el punto de partida de este artículo: ¿qué entendemos por la necesidad en un proyecto de BI?:

“necesidad” es aquello que no tenemos, o no tenemos como nos gustaría, y que nos incita a buscar una solución para….., y éste es el punto central, el “para qué”.

Vamos a intentar desgranar las posibles necesidades y los “para qué” existentes:

Primera Necesidad: no tengo información.- necesito información para gestionar mi organización

Si está bien formulado y el problema es que no tienes información, lo que será necesario es abordar la implantación de sistemas que soporten los procesos de negocio y generen información, pero esto no es un tema de BI, sino de implantación de ERP’s o sistemas especializados

Segunda Necesidad: tengo información, pero no la tengo bien.-necesito depurar la información

Estamos hablando de proyectos destinados a mejorar la calidad de los datos, garantizar la integridad de los mismos, etc…

En mi opinión esto tampoco tiene que ver con los sistemas de BI: se trata de procesos informáticos normalmente complejos y que requieren un alto nivel tecnológico o muchas horas de programación y verificación, pero que no tienen nada que ver con la gestión.

Tercera Necesidad: tengo información pero no puedo utilizarla bien porque no está integrada.- necesito integrar la información

Aquí ya entramos en un nivel diferente: no se trata de que la información no me valga, sino que como está no la puedo manejar o no me sirve para gestionar tal y como es mi organización (quizás para un informático si fuese accesible, pero para mis directivos y gestores no).

Probablemente necesitaré crear un Data Warehouse con toda mi información relevante para tomar decisiones…., y éste es punto fundamental para considerar que es BI o no lo es: LA TOMA DE DECISIONES. La tecnología de BI es la que nos permite ejecutar mejor los procesos de toma de decisiones.

Hagamos un paréntesis para dejar claro este concepto: en las organizaciones se hacen dos tipos de procesos: procesos de negocio y procesos de toma de decisiones. Los procesos de negocio son aquellos realizados para soportar la actividad de la organización (comprar, vender, gestionar los RRHH, la logística o los recursos financieros de la compañía, etc…; los procesos de toma de decisiones son los que nos permiten decidir COMO vamos a gestionar cada una de esas áreas y procesos de negocio.

Un ejemplo: un sistema de almacén me dirá cuando alcanzan mis existencias el punto de riesgo de ruptura y por tanto debo hacer el pedido, así como  gestionar todos los pasos del mismo; pero será el sistema de BI el que me permita analizar el nivel de cumplimiento del proveedor, la estacionalidad de las ventas, las ventas asociadas a ese producto, etc…., y, por tanto, establecer cual es riesgo de una ruptura de stock y las repercusiones de la misma. Una vez decidido, meteremos ese nivel de stock en nuestro sistema de almacén para que genere las ventas de forma automática si queremos, pero a partir de nuestra decisión, basada en diferentes variables.

Otro ejemplo: podemos tener un CRM que nos indique todos los pasos del proceso de ventas y cómo está cada cliente y los siguientes pasos a dar, pero serán los sistemas de BI los que me permitan ligar cada cliente/operación a un objetivo estratégico y priorizarlo, el que me permita analizar el coste de cada operación, el nivel de éxito en función de los recursos empleados o del sector al que me dirijo o del tipo de producto vendido…, en definitiva, decidir qué es más adecuado en cada caso; luego, lo decidido podrá implementarse en el CRM, pero la decisión es otra cosa.

En estos casos, lo importante es determinar qué información vamos a necesitar y para qué la vamos a necesitar, es decir, qué voy a hacer luego con ella y que contestaremos en los siguientes puntos.

En algunos casos me he encontrado con clientes que decían: crea un DW con toda la información, que luego ya veré qué hago con ella. Es un gran error; debo saber qué necesito y para qué, para organizar mi información de la mejor manera posible.

Mi información para la toma de decisiones refleja mi modelo de gestión y debe responder a él.

Cuarta Necesidad: tengo información disponible, pero no está accesible como, cuando y donde precisamos.- necesito poderla visualizar de forma que me permita tomar decisiones

Es, probablemente, la necesidad que más proyectos de BI origina: necesito un sistema de visualización bien sea tipo cuadro de mando o tipo informes.

En este caso el elemento fundamental va a ser determinar cómo vamos a utilizar esa información:

  • quien la va a usar: personal “técnico” o directivos/gestores no técnicos; si es el directivo, la va a utilizar él/ella o va a pedir a sus subordinados que la utilicen y le preparen información….
  • para qué se va a usar: para reportar a superiores o terceros, para saber lo que ha pasado, para analizar por qué ha pasado….
  • cuando se utilizará: en momento fijos del mes, en cualquier momento….
  • con qué nivel de urgencia: puedo esperar a que me preparen la información o necesito tenerla ya

 En definitiva, si en la tercera necesidad el elemento fundamental era determinar qué información íbamos a necesitar y para qué, ahora tendremos que establecer el cómo vamos a gestionar esa información.

Quinta necesidad: ya conozco mi información y puedo visualizarla bien, pero me resulta complicado analizarla.-  necesito herramientas de análisis acordes con mi operativa.

Al igual que en el caso anterior, la cobertura de esta necesidad va a depender no de la información sino de lo que quiera hacer con ella y, sobre todo, de quien quiera hacer los análisis.

Uno de los principales problemas que tienen todas las soluciones de BI es el nivel de complejidad de las herramientas de análisis; resulta, por tanto, fundamental, establecer a priori quien va a realizar el análisis: vamos a tener un departamento “de control de gestión o de informática” para hacer los análisis, o va a ser el gestor directamente quien lo realice.

Uno de los grandes problemas de los proyectos de BI, llegados a este punto, es equivocar el actor de esta parte: si el análisis lo va a hacer el directivo sin soporte de departamentos adicionales, esta funcionalidad debe ser fácil y sencillísima de usar, porque si no, no la va a utilizar…., que es lo que pasa en la mayor parte de los proyectos de BI, que terminan quedándose en mera visualización.

El segundo aspecto básico es cómo debe ser de rápido dicho análisis: podemos dedicar tiempo a bucear en la información, o precisamos herramientas rápidas, que nos ofrezcan información casi instantánea para tomar decisiones. Realmente tiene mucho que ver con lo anterior: si es el gestor quien va a hacer el análisis, la tecnología debe proporcionar la información de manera ágil; si por el contrario tengo departamentos de soporte, normalmente podré realizar una labor de análisis más profunda y que lleve más tiempo.

Sexta necesidad: tengo información, pero eso no es suficiente para mi toma de decisiones.-  necesito gestionar mi proceso de toma de decisiones

Si estamos en esta situación, lo primero es daros la enhorabuena: ya hemos descubierto que el BI es algo que va mucho más allá de la mera visualización e incluso del análisis: el BI es la tecnología que me permite gestionar mi Proceso de Toma de Decisiones.

En otros artículos detallo el concepto del Proceso de Toma de Decisiones, así que aquí haré solo una breve referencia: para tomar decisiones necesitamos muchas más cosas que visualizar unos datos y analizarlos:

  • Necesitamos saber qué expectativas teníamos para enfrentarlas a la realidad
  • Analizamos los datos en sí mismos y en relación con dichas expectativas
  • Analizamos los que ha ocurrido con el bagaje de nuestra experiencia
  • Tenemos que comunicar a la organización qué es cada cosa y por qué
  • Tenemos que definir responsables y gestionar sus responsabilidades

Y para todo ello, debemos poder apoyarnos en la tecnología de BI, que para eso está…., siempre que estemos en este nivel.

Séptima necesidad: tengo información para tomar decisiones pero no controlo los resultados.- necesito un sistema de gestión de proyectos

Sí, ésto también forma parte del BI, porque cuando tomo una decisión tengo que ejecutar acciones y necesito tener controlado si se hace o no, si se ejecuta cuando y como estaba previsto y, sobre todo, si tiene los resultados previstos o no, para en su caso, poder lanzar medidas rectificativas

¿Por qué un Sistema de Business Intelligence?

Diferentes necesidades para un Proyecto de Business Intelligence

Esta séptima necesidad cierra el círculo de la Toma de Decisiones y permite reiniciar todo el proceso, convirtiendo la tecnología de Business Intelligence en una herramienta de GESTIÓN

Pero en cada caso, deberemos pensar en cuál es nuestra necesidad, o incluso, nuestro objetivo, antes de lanzarnos a montar un sistema de BI; en caso contrario, probablemente consigamos otro rotundo fracaso en la implantación de una tecnología de BI.

Esta entrada fue publicada en BI, Business Intelligence, Decisiones, Errores en la Toma de Decisiones, Implantación BI, Implantación de un Sistema de BI, Inteligencia de Negocios, Metodología BI, Metodología Business Intelligence, Teccnologia, Tecnología para la Toma de Decisiones, Toma de Decisiones. Guarda el enlace permanente.

2 respuestas a Elementos de un Proyecto de BI (I): La “Necesidad”

  1. A.Montiel. dijo:

    Es imprescindible en los días que corren tener sistema BI la personaliza-ion de cada sistema cada cual la adapta a sus medios y entornos. La practica de uso diario,mantenimiento,reciclaje y actualizaciones son imprescindibles siendo este el mejor cuadro de mando de una empresa teniendo todos sus tentáculos sujetos y bien dirigidos.

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  2. Muy bien enlazado cada uno de los 7 puntos, en base a la “necesidad”.
    Contar con un sistema que te permita tomar decisiones es tan importante como hacer un DAFO antes de casarse.
    La necesidad existe, el tiempo y los recursos es lo que hay que emplear. Una buena herramienta de BI lo simplifica y cada día más necesitamos de ellas para nuestra gestión.
    Dicen que la información es poder, pero realmente es el conocimiento el que te lo da.
    Gracias por el post, un saludo,

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